酒店督导与实务11会议.ppt

* 11.2.2 会议请柬 会议请柬，也叫请帖，是为邀请客人而发出的专用通知书。使用请柬，既表示主人对事物的郑重态度，也表明主人对客人的尊敬，密切主客间的关系，还可以使客人欣然接受邀请。会议请柬是会议主办方邀请贵宾、参会者的专用文书。会议的请柬通常分为固定格式和打印格式两种。固定请柬格式见图11-1。打印格式是根据会议活动的具体要求和对象的实际情况，专门拟稿后打印出请柬。 11.2.2 会议请柬 ＸＸＸ先生台启 　　为庆祝我公司顺利完成本年度ＸＸＸ ＸＸＸ年Ｘ月Ｘ日Ｘ星期Ｘ午Ｘ时Ｘ分在ＸＸ厅举行答谢会酒会 　　　　　　　　敬请 光临 （请答复　电话ＸＸＸＸＸＸＸ） 　　　　　　　　　　主人： 　　　　　　　　　　　　　年月日 图11-1 会议请柬 11.2.3 会议邀请函 会议邀请函（见表11-2）是现代会议活动中常见的一种会议文案，一般用于横向的商业会议活动，具有礼节性，发送对象是不受本单位职权所制约的单位或个人，一般召开各种学术会议、节庆会议、专业研讨会、咨询论证会议、技术鉴定会议、贸易洽谈会议、产品发布会等，以发邀请函为宜。 11.2.3 会议邀请函 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　邀请函　　　　　　　　　　　　　　　　11-2 会议邀请函表 尊敬的[XXX]： 我公司定于在[地点]举办[XXX]会议，欢迎贵单位派人参加。会议的详细内容及安排如下。 一、会议内容 [XXXXXX]  二、会议日程安排 时间 内容安排 [XXX] [XXXXXX] [XXX] [XXXXXX]  [XXX] [XXXXXX] 三、参会费用 如您需参加我们的会议，请于[时间]前将回执按[传真、邮寄、E-mail等]方式返回我公司，以便安排。敬请莅临。 联系方式： 联系人： [XXX]  地　址： [XXX]  邮　编： [XXX]  电　话： [XXX]  传　真： [XXX]  E-mail： [XXX]  顺祝商祺 [单位名称]  [时间] 11.2.4 会议回执 在会议文件的准备中，会议回执（见表11-3）是会议邀请函中重要的文案部分，在会议运营督导过程中，会议主办方将发会议邀请函给预备参会者，其中将附会议回执。 11.2.4 会议回执 姓 名 性别 单位 电话（办） 手机 职务/职称 通 讯 地 址 邮编 电子邮件 传真 会场选择 □宁波和杭州会场 □仅杭州会场 □仅宁波会场 住 宿 需 求 □住宿 □双人标间 □单间 □无需安排 表11-3 11.2.5 会议记录表（见表11-4） 日常会议通常用摘要记录的方法。选择那些与会议主题相关的内容进行记录。这种方法要舍弃一些内容，记录只要精神。详录和摘录这两种方法有时需要结合起来运用。有些会议内容需要详细记录，有些内容只要摘录就行了。不管使用哪种方法，都要求做到忠实原话，准确完整。会议中的重要决议的记录，有时要求及时提供给主持人，当场宣读，以便通过。会议记录一般使用统一标准的记录本。记录本的首页印有会议概况部分的项目，由记录人如实填写，会后由主持人核签。 11.2.5 会议记录表（见表11-4） 时 间 地 点 主持人 参加人 记录 记录人 日期 年 月 日 表11-4 会议记录表 11.2.6 会议日程安排表 会议日程是指每天的各项会议活动按单位时间的具体落实安排。会议日程不仅细化议程框架内的全部议题性活动，还要具体安排会议过程中仪式性活动，有时还可以包括其他的辅助活动，如招待会、参观、考察、娱乐等。会议日程安排表清晰的说明了各项安排，适用于需要交代各项具体信息的会议。 11.2.6 会议日程安排表 会议日期 时 间 地 点 内 容 备 注 会议日程安排表 表11-5 11.2.7 会议预算表（见表11-6） 会议的财务管理始终是会议运作中最重要的环节之一。在会议财务预测的基础上，编制会议预算能够提供出一个定量的会议财务计划。会议预算主要是由会议收入和支出