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对总部片区办公室文秘队伍建设的调查与思考 本文主要以总部片区5个单位办公室文秘队伍为对象， 通过普遍调查和典型调查的方式，了解公司总部片区办公室 系统文秘队伍的基本情况，对现状进行分析，有针对性地对 加强总部办公室系统文秘队伍建设提出建议，探讨如何使文 秘人员进一步适应公司改革发展的需要，希望对加强公司办 公室系统的文秘队伍建设提供一定的参考。 一、基本情况 调研对象基本情况。本次调研的对象为总部片区建设 公司办公室、三个事业部和中核设计办公室文秘人员，主要 为从事公文业务、文稿写作相关人员。据统计，公司总部片 区办公室系统共有41人，其中文秘人员有16人，仅有1名 男性。1.年龄结构。最大48岁，最小26岁。30岁以下的8 人，占50%； 30—40岁的6人，占37.5%； 40岁以上的2 人，占12.5%。2.学历构成。硕士 1人，占6.25%；本科6 人，占37.5%；专科8人，占50%；中专1人，占6.25%。 其中第一学历为本科以上的6人，占37.5%;专科4人，占 25%；高中、中专、技校的6人，占37.5%。3.专业构成。文 史类对口或相近专业人员4人，占25%;理工或其他相距较 大专业12人，占75%。4.政治面貌。党员10人，占62.5%; 群众或团员6人，占37.5%。5.岗位职责。6人从事与文稿撰 写相关的工作，即文字秘书，占37.5%; 10人从事公文收发 或其他相关工作，占62.5%。同时，每个人都或多或少承担 信息、督办、印章、文档、保密、信访、会议等其他事务性 工作。总部各事业部、中核设计办公室文秘人员同时还要兼 顾党纪团工等工作。 调研情况。本次调查问卷发放和访谈范围包括文秘人 员、办公室主任、办公室主管领导和其他部门随机人员共计 30人。他们对于公司总部片区办公室系统文秘队伍的意见和 建议如下：1.31%的人认为文秘人员最合适的年龄为25—35 岁，38%的人认为30—45岁，31%的人认为可以不限年龄。 2.100%的人认为文秘人员需要实践经验及相应的培养。其中 18%的人认为需要3个月至半年的实践经验，47%认为需要1 年，35%认为需要2—3年；12%的人认为需要培养半年，59% 的人认为需要培养1年，29%的人认为需要培训2年。3.71% 的人认为文秘人员需要秘书、档案或计算机等相应的资格证 书，29%的人认为能力比证书重要。4.100%的人认为公司特 别是总部办公室文秘人员岗位任职需要有相应的资格或门 槛。主要从专业、资质证书、工作经验和岗位层级考虑，同 时也要关注政治素质、工作能力和工作态度。5.100%的人认 为文秘人员的文字功底非常重要。同时还应在办公室办事、 办会等业务能力方面，在对公司的战略及政策等各类信息的 了解方面，在各种办公软硬件方面，以及为人处事的能力方 面等均应达到一定的水平。 二、现状分析 通过调查的结果分析，公司总部办公室系统文秘队伍 的特点和问题表现如下： 年龄结构基本合理，但男女比例失调。总部办公室系 统文秘人员的年龄主要在26—40岁之间，年龄结构基本合 理。首先，这一年龄阶段的人员正处于精力、体力的上升和 峰值阶段，对于办公室繁杂工作更能胜任。其次，这一阶段 的人员基本己有一定的实践经验，能够胜任一般性的文书、 秘书类工作，特别是各办公室的“笔杆子”基本在30-40岁之 间，能力阅历和对公司情况的了解都有了一定的积累，基本 能够满足各项工作的需要。 主要问题：一是公司总部片区办公室系统中只有1名 男性文秘人员，男女比例严重失调。一般来说女性具有细致、 稳妥、抗压能力强等特点，比较适合文秘工作。但是，公司 总部片区办公室文秘人员的年龄段不仅是工作的黄金时期， 也是生养子女的黄金时期，精力上容易受到影响。二是这一 年龄段会更多考虑下一步的发展，但受访文秘人员普遍反映 上升通道狭窄，与同时期参加工作的其他领域人员比较存在 差距。 知识结构欠佳，文秘业务能力有待加强。文秘人员中 大部分为大专毕业，且专业五花八门，与文秘工作相距甚远。 同时，基本没有接受过系统的理论教育，其知识结构和能力 素质往往表现出种种不适应，不是文笔能力不行，就是对公 司的战略、政策、机构沿袭、其他部门的情况不甚了解，在 运用现代办公技术处理信息方面的能力也存在不足。仅依靠 短短几天的师带徒方式，更多地只是从事一些技术性不强、 靠熟悉和重复就能上手的工作。 主要问题：一是很多受访人员一方面认为文秘人员的 文字能力很重要，另一方面又认为文秘就是做个收发文、给 领导整理材料、处理杂事而已，文秘人员的工作得不到肯定 和重视。二是各单位的“笔杆子”往往只有一个，缺少后备人 选，且存在“能者多劳”的情况。三是受访人员普遍认为，文 秘人分T既要做专家，又要做杂家，即文秘业务能力要专， 其他知识储备