预抵客人信件及传真处理工作标准.docVIP

. . 文件名 预抵客人信件及传真处理工作标准 电子文件编码 JDQT062 页码 1-1 ●接到信件及传真 (1)接到预抵客人的信件、传真或电话后，在电脑中查询是否确有其预订；若有，在信件上注明客人预抵日期，以进一步核查； (2)将其存入每天检查信件的存档中； (3)若接到已离店，取消预订或不明原因未到客人的信件等物，核查电脑后，同样存入存档柜中。 ●每日复查 (1)每天早上七点，下午五点，当班工作人员把查信柜中的每一封信、传真、电传与电脑核对并在其背面签字记录； (2)经核实后，若有已入店客人的信件等物，马上将信件等由行李员送往客人房间，若是当天预抵的客人，则将信件等与客人的登记卡放在一起，以便客人来店登记时及时收到； (3)下午五点复查发现第二天抵店客人的信件等物，将其挑出，下班时交给接待处服务员，并把它与客人第二天的入店登记卡放在一起，以便客人入住时能及时交给客人。 ●清理存档 (1)每隔10天，将存档柜中的信件等物重新核查一遍，把10天前已离店或预抵未到、预订取消的客人的传真、电传、登记注销，另存； (2)另存的信件、电传、传真只保留1个月； (3)每月1号，将1个月以前的传真及电传注销，信件退回邮局。