课件：管理文秘一般工作方法与顺序.ppt

7． 分工方法与合作方法 (1)分工方法 “集中领导，分工负责”的原则。文秘部门的负责人要根据实际工作需要，划分每个人的职责，防止和克服忙闲不均的现象。 (2)合作方法 文秘工作头绪多，涉及面广，有时单枪匹马不能完成，而且—环疏忽，就可能前功尽弃，因此文员要善于同他人合作，密切配合，步调一致。 情景分析： 哪种做法最好？ 一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，是一家与公司交往较深的协作单位的厂长写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：“……我没有想到会收到你这样的来信，虽然我们之间已有那么长时间的往来，但事已至此，我不得不中止我们之间的一切交易和往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！……”这是信的大致内容，经理命令文秘人员立即将信打印并寄出。 对于经理的命令，秘书现在可以有以下四种做法： A是，“是，好的。”然后立即回到自己的办公室，将信打印寄出。 B是，秘书想到，如果将信寄走对公司和经理本人都非常不利。自己是经理的助手，有责任提醒经理。为了公司的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是对经理这样说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了。” C是，秘书不仅没有退下去打印，反而前进一步，提出忠告：“经理，请您冷静一点！给对方回一封这样的信，后果会是什么呢？在这件事上，我们难道就没有应该反省的地方吗？” D是，当天快下班时，秘书将打印好的信递给已经心平气和的经理说：“经理，可以将这封信寄走吗？” 作为文秘人员，你认为哪一种做法最正确？说明原因。 思考题： 1、简述文秘人员的工作顺序。 2、假如你是一名文秘人员你将如何管理好你的时间？ 3、联系实际说明文秘人员的主要工作方法。 ? THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 可编辑 可编辑 管理文秘的工作顺序、工作方法 一、文秘的工作顺序 （一） 文秘工作的指导思想 先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕着“计划――实施——检查”这样一个滚动的过程。 1．计划的步骤 （1）充分了解即将开始的工作内容——除了和整体工作的关系之外，也要正确了解工作的重要性、紧急性和上司的期待要求等。 （2）思考以什么方法进行效率会最佳——为配合工作期限的要求应安排工作顺序，并具有迅速、正确、完美的工作意识。 （3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。 计划的内容－－5W2H (1)What：达成目标的行动是什么。 (2)Why：为什么要采取这些行动。 (3)When：何时完成这些行动。 (4)Who：由谁负责实施，受谁领导和指挥谁。 (5)Where：何处、何部门实施这一计划，由何处得到配合。 (6)How：怎样实施这一计划。 (7)How much:实现计划需要花多少资金。 2、实施的步骤 （1）同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行——如果没有按照原定计划进行，就要马上加以修正、调整，并向上司报告。 （2）上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施——即使上司所指示的工作看起来毫无意义，也要确实按照上司的意思去执行。 （3）配合上司预期的期限。 3、检查的步骤 （1）对照自己的工作来分析计划和实绩的差异——先检查是否有如当初计划所预期的成果。如发现两者之间产生差异，就要分析检查原因，冷静地、正确地加以评估，随时予以改进，并记录在“研究备忘录”上，以便日后进行改进。 （2）把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析——如果发现有知识或技术不足的情况，就应努力予以弥补。 （二）按照“优先顺序”处理工作 第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准分为： 1．是否应该做的事? 2. 是否做或不做都无所谓的事? 3．是否不可以做的事? 第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为： 1．很重要且很紧急的事； 2. 很重要但并不紧急的事； 3．紧急但并不重要的事； 4．有价值，但并不重要也不紧急的事； 第三阶段：以紧急程度和重要程度为标准，对不同的事安排不同的时间和精力去做： 1．很重要且很紧急的事，应该在第一时间去做，并值得花费大量时间和精力。 2. 很重要但并不紧急的事，计划好什么时间开始作，应该花费大量的时间。 3．紧急但并不重要的事，马上就作，但应在尽可能短的时间内完成。 4．有价值，但并不重要也不紧急的事，尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、紧急的工作后，再去做。 （重要程度）