课件：管理文秘概论.pptVIP

秘书 指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。 （一）秘书的涵义 秘书与打字员、文书、主管、助理的区别 （一）秘书的涵义 二、秘书的类别和层次 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。 （一）秘书的类别 机关秘书 企业秘书 私人秘书 美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有： 二、秘书的类别和层次 行政秘书 法律秘书 医学秘书 技术秘书 通讯秘书 公司秘书 秘书分类 日本对秘书人员的分类可分为四类： 二、秘书的类别和层次 秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。 二、秘书的类别和层次 （二）秘书的层次 高级秘书 中级秘书 初级秘书 按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次。 二、秘书的类别和层次 （二）秘书的层次 “秘书国家职业”则将秘书职业设四个等级，分别为：五级秘书（原初级）、四级秘书（原中级）、三级秘书（原高级）、二级秘书。 三、秘书的职业特征 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。 （一）服务的直接性 秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。 三、秘书的职业特征 （二）服务的稳定性 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。 （三）知识化 THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。 三、秘书的职业特征 （四）年轻化 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。 （五）女性化 第二节　秘书工作的内容、特点和作用 二、秘书工作的宗旨 三、秘书工作的特点 一、秘书工作的内容 四、秘书工作的作用 第二节　秘书工作的内容、特点和作用 一、秘书工作的内容 秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、“办事”。以“办文”、“办会”、“办事”为线索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识。 一、秘书工作的内容 1．文书撰写 2．文书制作 3．文书处理 4．档案管理 5．会议组织 6．调查研究 7．信息资料工作 8．信访工作 一、秘书工作的内容 结合我国具体情况，可分为15种 9．接待工作 10．协调工作 11．督查工作 12．日程安排 13．日常事务 14．办公室管理 15．其他临时交办 事项。 在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好‘三服务’，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。” 但随着现代社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一切秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。 二、秘书工作的宗旨 秘书工作“三服务”的指导思想 二、秘书工作的宗旨 秘书工作的宗旨 是为领导与上司的决策和管理顺畅地贯彻实施创造和谐的环境。 秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与其它职业在工作本质上的明显不同，包括以下三点。 三、秘书工作的特点 四、秘书工作的作用 第三节　秘书部门 五、秘书部门的职业特征 三、公司企业的秘书部门 四、秘书部门的地位 二、行政机关的秘书部门 一、秘书部门的涵义 一、秘书部门的涵义 秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的机关。 一、秘书部门的涵义 秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。 一、秘书部门的涵义 秘书机构图 办公室（主任、副主任） 调研科室 秘书科室 档案科室 信访科室 行政科室 督查科室 机要科室 二、行政机关的秘书部门 行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下