课件：管理文秘三.pptVIP

重点 1、电话铃响在3声之内接起。 2、告知对方自己的姓名。 3、电话机旁准备好纸笔进行记录。 4、确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项。 5、使用礼貌语言。 6、打错电话要有礼貌地回答，让对方重新确认电话号码 。 THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 代接电话的流程 来电找的人不在 铃声响起拿起听筒、报出名字及问题 告诉对方要找的人不在 请教对方姓名 主动询问是否要留言 再确认留言内容 礼貌性的结束电话 挂电话 来电找的人正在接电话 铃声响起拿起听筒 报出名字及问候 请教对方姓名/告诉对方要找的人正在接电话 对方要求等一会 对方要求留言 告诉受电者来电者姓名 注意等待的时间 注意事项 1、态度上应谨慎、礼貌、亲切 2、声调、音量适中，速度不急不慢。　 试想我们嘴巴说谢谢，心里却把对方恨得牙痒痒的，受话者必也能感觉出您的心不甘情不愿。同样是一句话，何不说得漂亮一些，让人心情舒畅呢？ 3、常将请、谢谢、对不起挂在嘴边。 4、常说“您”取代“你”，多说“我们公司，咱们公司”，少说“你们公司”，让对方有一种被认同的感觉，一下子缩短了彼此的距离，相信要做进一步的深谈要求都会比较容易。 5、拨电话时，电话接通后应告知自已的部门、姓名。 移动电话礼仪： （1）使用移动电话要注意场合 剧场、音乐厅、阅览室、法庭、会议室、课堂等；飞机上、医院、加油站等。 （2）注意通话方式 （3）注意文明携带 （4）注意保密 （二）、邮件收发： 1、邮件收发的程序和要求： （1）、分类：根据邮件的性质； A、电报、特快专递、航空件等急件； B、政府部门或上级的公文; C、业务往来公函； D、写明上司亲启的信函； E、汇票、汇款单； F、包裹、印刷品； G、同事的私人信件； （2）、拆封： A、写明上司或同事亲启的私人信函，不可拆开； 如误拆，应立即封口并标明“误拆”，同时签字; B、拆封时不能随手撕开，以免撕坏信件内容和邮戳； 应倒置，待信件滑落一侧再用剪刀从封口处剪开； C、查看信封内有无附件，如单据、名片、钞票等 D、信封切忌不能随意扔掉，应把文件和信封装订 起来，以免忘记邮戳、地址或电话等； （3）、登记：除了私人信件外，其他邮件均须登记； 登记注意事项： 编号、收到日期、发出日期、发出单位、受阅人或 部门、邮件种类、处理办法、地址、电话、备注 （4）、分送： A、上司亲收件应立即呈送； B、归口办理的文件及时送交各部门负责人，需要多人阅办的文件应按常规程序传阅或分送复印件; C、同事信件按指定信箱或顺序发送； D、其他，如报纸应及时上架，或经授权由秘书阅办； （5）、阅办： A、秘书应认真仔细阅看文件，重点部分用红笔 标出，提醒上司注意； B、可以为上司提供有关依据，提出初步处理意见; C、较长文件可做摘要处理，置于信件前面； 2、发出邮件的注意事项： （1）、内容校核： 格式、文句正确、无错、别、漏字；签名、盖章清晰；附件备齐； （2）、信封与内容校核： 收、发件人（单位）地址：越详尽越好； 收、发件人（单位）名称： 收、发件人邮政编码： 附件符号：“紧急程度”、“秘级”、“亲启” （3）、邮件寄发： 分类寄发： 平信、境内航空、港澳台航空、国际航空、特快专递 3、电子邮件： （1）注意书写语气要谦虚委婉 （2）每天检查新邮件并尽快回复。 （3）不要不经对方同意发送广告邮件 （4）禁止传播不健康的内容 三、值班管理 四、印信管理 值班做什么？ 五一长假就要到了，如果你是一个政府部门的办公室主任，请你制作一份值班表。 1、印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。 2、秘书部门掌管的印章有三种： 一是单位印章（含钢印）； 二是单位领导人公用的私章 三是秘书部门的公章 印章的作用？ 1、标志作用 2、权威作用 3、法律作用 3、介绍信及其管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 4、印信管理的注意事项有哪些？ 第三节：办公物品的管理 一、办公物品管理的含义和内容 1、办公物品管理，是指文秘人员对各种办公物品的购买、使用、保管的全过程都做出明确的规定，并切实贯彻执行，以期有效地控制办公经费的开支，更好地提高文秘人员的办公效率。 2、内容： 传统办公物品管理：办公耐用品；办公易耗品 办公自动化设备管理：计算机及办公自动化系统、复印机、传真