课件：管理文秘与实务.pptVIP

时间管理的“黄金法则” 了解时间的价值 设定每一天的工作目标 个人的长、短期目标 列出“to-do-list” 合理分配每天的时间 随机应变 学会“拒绝” 做好工作计划 不要吹毛求疵 请求帮助 个人发展 职业技能+积极的工作态度 积极的态度包括： 承担责任 乐于助人 积极主动 擅于沟通 渴望学习 接受挑战 个人发展 了解自己： - 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验 吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会 - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？ PRIDE的含义 P personality 个性 R responsibility 责任 I in 投入 D development 技能发展 E excellence 追求卓越 THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 秘书举止规范 站立 行走 就座 回头 下蹲 见面 握手 介绍 交谈 有效接听电话 声音和语气 迅速接听 应答方式 代人留言 准确、有效地转接电话 不要让对方长久等待 帮上司接听来电 处理往来信函 传真： - 收到传真时查看内容是否齐全 - 一份传真同时抄送给几个人时 - 有关人员出差在外时 - 传真中没有注明收件人姓名 - 发完一份传真要注明“已发”字样 - 发传真时要留意“C.C”字样，以免遗漏其他发 送对象 - 记住使用标准的传真文件格式 处理往来信函 来往信件： - 如发现信封上注有“Private\Confidential Personal”字样，应将信件交予本人 - 及时发送对外信件 - 发送信件前对地址、姓名和邮编进行核 对， 以防有误 - 在寄发平信、国内外特快专递时，应对所有发 送信息进行记录 处理往来信函 内部MEMO（文告） - 通过MEMO增进部门与部门间的沟通 - 当收到其它部门MEMO时，秘书应将 MEMO内容及时告诉本部员工，可采用 “Circulation Slip”签字的办法 处理往来信函 注意事项： - 将每天收到的传真、信件和内部文件 按 重要和紧急性分 类呈送给上司 - 所有往来信函除机密信件外，秘书应 大致了解内容，并提醒上司或同事及 时回复 使用标准文件格式 传真 信件 内部通知 文具订购单 新员工物品清单 公用财产记录 休假单 待客礼仪规范 仪容整洁，并先整理好房间和接待用品 重要客人应提前在门外迎接 介绍和名片的使用 引导客人就座 茶、水 接待客人时，不要经常看手表 当客人起身告辞时，再起身相送 送客送到电梯口或大门口，代按电梯， 电梯关闭或客户上车后再离开 会议安排 会议前的准备： - 会议日程表 - 场地的勘查和准备 - 准备会议所需一切设备与物品： 文具、白板、白纸、笔、投影系统、影响系统 多备一些会议日程表 如是月/季的会议，应备有上次会议记录 来宾签到处的安排 THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 会议安排 会议日程表： - 会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有 文字说明 - 会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明 - 有时需将与会人的名单列于日程表中 - 会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时 间准备 - 如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同 时附有报名表或回执 会议安排 会议中： - 提前到达开会现场，仔细检查是否按计 划准备好 - 检查现场投影、麦克风效果 - 照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水 - 带好开会所需的文件，当需要是及时提供 - 做好会议记录 - 协调开会时可能发生的紧急事件 会议组织安排 会议结束后： - 检查现场，确保公司的财产和物品都带 回公司 - 准备会议记录，并将由上司签字认可的 会议记录发送给有关人员 - 将开会所用任何文件及资料存档，方便 以后查询 会谈/