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如何提高建设工程档案的归档质量 深圳市宝安区建设档案室广东深圳 518101 摘要：建设工程档案归档是工程项目管理工作的一个重要部分，对于项 目后期的运行、管理和技术改造等工作具有重要的参考作用。目前建筑工程档案 归档工作程中还存在不少问题，为此木文就如何做好重点建设工程档案归档工作 进行四点探讨，可供参考。 关键词：建设工程；归档；创新；精品 引言 建设工程是一项系统性、综合性工程，工程建设中形成的档案材料，记 录着工程建设项目从立项、审批、招投标、勘察、设计到施工、监理的全过程, 是城市建设的历史记录，是项目日后进行维修、管理、改建、扩建等工作的重要 依据。建筑工程档案资料归档管理过程中仍存在不少弊端，比如归档率较低、档 案资料不完整规范等问题，不利于建筑工程档案归档工作的良性发展。因此如何 才能做好工程档案归档工作就成为了档案工作者面临的一项艰巨任务。下文就对 此进行探讨。 1要以集中统一为抓手保证重点建设工程档案顺利归档 建设工程档案归档是一项系统性工作，涉及基建部门、资产-部门、使用 部门和档案部门，是重点建设工程档案管理的重要组成部分。所以，要有科学筹 划、集中开展的思想，形成一个统一体，即统一思想、统一计划、统一把关，这 样才能保证重点建设工程归档工作顺利进行，达到档案管理标准。 1.1加强领导、统一思想。领导重视，是把握重点建设工程档案超前管 理关键，大力宣传《成都市城乡建设档案管理规定》、《成都市城乡规划条例》、 《建设工程文件归档整理规范》等工程建设档案管理法律法规，增强各级人员对 做好重点工程档案工作的思想认识，争取领导和各有关部门的支持和配合，将重 点建设工程归档工作列入主管领导的议事日程。这是搞好重点建设工程档案管理 工作的前提，要在重点建设工程立项时，召集与其有关的部门领导及专、兼职档 案人员开会，宣传重点建设工程档案管理的意义，宣传档案是党和国家的宝贵财 富，宣传依法治档、建档、管档、用档不仅是档案部门的业务工作，也是各有关 部门领导及专、兼职档案人员的义务和职责。通过宣传使他们理解国家对重点建 设工程投资的意识，明白要使投资发挥效益，就要珍惜和重视重点建设工程档案 的归档工作，使其不流失、不散落，保证重点建设工程档案有据可查。 1.2提前筹谋、统一计划。在重点建设工程立项吋，单位主管领导超前 介入，应会同有关部门及吋制定计划并纳入单位的年度、季月度工作计划中，纳 入各级人员岗位职责中，纳入档案日常管理中，在检查工程进度、质量的同口寸检 查技术文件材料，以保证技术文件材料质量符合标准，并以文件或会议形式通知 各有关部门，使其明确年度计划中重点建设工程所指的是那些内容，在单位年度 计划中要提岀档案归档的“三同步”要求:施工任务的进度与文件材料形成同步； 分项分部工程验收与文件材料形成同步；工程总体验收交接与竣工档案资料验收 交接同步。这样就能够促使重点建设工程归档工作落到实处，也能够督促档案管 理人员按照年度计划的要求去跟踪工程，从工程源头介入，做好工程的过程控制。 1.3突出重点、统一把关。一是严把分包单位审核关，为避免以往施工 文件中经常出现变更通知单与竣工图不符合，复印件多且模糊不清等问题，严格 要求土建单位实行竣工文件与工程进度“三同步”，由项目负责人挂帅负责，从 竣工文件的形成、积累、整理、立卷、移交全过程的监督、把关、签字认可。 二是严把技术审核关，在工程开工之初、施工之中对竣工文件中的每一 项，包括隐蔽工程记录、检查签证、施工记录、原材料合格证、检测试验报告、 各类表卡记录等进行自查、审核，每个分部分项工程结束后有记录，并要有最终 的报告，每一份文件都必须进行闭环管理，以确保归档文件材料的齐全、完整、 真实准确。 三是严把工程竣工验收关，在竣工验收阶段，工程项目管理部门及档案 管理人员要严格把好审查验收关，对竣工图、文字材料、施工报告进行认真审核， 着重检查隐蔽工程验收记录、安装调试记录真实性和工程设计变更落实情况，认 真核查竣工图及文字材料是否完整、准确；签证是否完备，组卷排列是否科学合 理等。 四是严把案卷质量关，在强调项目档案材料的标准化和管理规范化的同 时，统一档案管理应用软件，进行计算机辅助立卷，从原材料跟踪记录的填写、 竣工图的编制等都提出明确的要求，对不符合归档要求的文件材料及时指出。 2要以创新服务为抓手保证重点建设工程档案量足质优 重点建设工程具有投资大、工期长、要求高、涉及面广、参建单位多等 特点，相应的重点建设工程档案则具有形成跨度长、档案种类多，数量大，保存 价值高等特点。针对重点建设工程的这些特点，我们总结出了一套服务重点工程 的有效做法： 2.1服务方式由被动向主动发展。重点建设工程往往不按建设管理程序 办理《建设工程施工许可证》，这种坐等上门的服务方式已