商务技能 五 会议管理.docVIP

商务技能（五）会议管理 会议作为一种社会活动随处可见，它在企事业单位中担当 着重要的角色。 据调查，高职高专文科学生毕业后80%以上要接触与会 议有关的工作，文科学生很有必要掌握会议管理的知识与技能 因此，在自己的职业规划中，加上会议管理一，必定为以后的 工作生涯增加许多便利。 别小看了会议，会议里的乾坤大着呢。会议管理，看似简 单，但真正把它做好，却是秘书或者其他行政办公人员比较头 疼的事情。业界流行一句话，叫做：“会而议，议而决，决而 行，行而彻。”这句话简明扼要，但是真正将会议管理做好， 绝非易事。在实际工作中，要不就是会而不议，或者就是议而 不决，或者决而不行，凡此种种，问题皆存。 既然会议不可避免，我们就应该妥善管理会议，有效利用 会议，使其真正发挥作用，而非让自己陷入文山会海不能自拔 一、会议的意义 会议是一个集思广益的渠道。会议是一个集合的载体。不 同的人汇聚一堂，充分交流，思想碰撞，从而产生“金点子” 许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 资讯传达，资源共享。通过会议通报一些新决定、新决 策，使更多的人了解来自上级或其他部门的相关资讯。也可以 利用开会汇集资源，以期相互帮助，相互促进，共同进步。 会议显示一个组织或一个部门的存在。一些单位经常召开 部门例会等，领导通过这种会议了解员工的工作情况，了解工 作进展，可以妥善安排工作计划。这是一种管理的方法，同时 也能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 会议的群体沟通方式有益于协调矛盾，达成共识。开会很 少是一对一的沟通，大多数情况下都是一种群体沟通，而且这 种方式最直接、最符合人类原本的生活方式。方便协调上下级 紧张关系，员工之间的矛盾，宥利于达成共识，更好地促进工 作。 二、会议的准备 （一） 会前准备 #61 48; 开会前要充分理解议题； #6148 ; 在会议前充分准备好开会所需要的资料；。 #6148; 事先思考要表达的意见； #6 148; 准时参加会议。 （二） 会议进行中 #6148; 注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表观点时打断； #6148 : 积极参与发言； 林 6 148; 注意力发言不脱离主题，对事不对人。 （三） 导出结论 #6148; 尽心尽力地协助会议主持导出结论； #6148; 能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见； #6148; 能坚持找山最好方案的态度，导山结论。 三、会议记录的基本要求 （一） 会议基本信息 准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议 性质。 （二） 参会人员 详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、 迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性 大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的 领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单 位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。 （三） 完整记录 忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记 录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时 中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。 记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要 点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主 要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必 “有闻必录”。 某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全 部内容。有录音笔的，可先录音，会后再整理出全文；没有录 音条，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个 记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。 （四） 记录结果 记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。 会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感， 更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如 需发表，应征得发言者的审阅同意。 会议结束，记录完毕，要另起一行写散会二字，如中途 休会，要写明休会字样。 XX公司办公会议记录 时间：一九XX年X月X日X时 地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人：X X X X X X X X X X X X X X X 缺席人：XXXXXXXXX 主持人：公司总经理 记录人：办公室主任刘XX 主持人发言： 与会者发言：XX X XX X 散会 主持人：XXX 记录人：XXX （五）会议记录重点 1 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动; 1 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 1 权威人士或代表人物的言论； 1 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论; 1 会议己议决的或议而未决的事项； 1 对会议产生较大影响的其他言论或活动。 （六）会议记录的写作技巧 一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。 一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。 要顺着肘、手的自然去