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浅析中职学校档案管理初探 【论文关键词】中职学校档案管理 【论文摘要】档案管理是学校管理的基础性工作，本 文通过对中职学校档案管理工作中存在问题的探讨，提出 了加强和改进学校档案工作的针对性措施。 一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因 1.领导重视不够，思想认识不到位。档案管理是学校 管理的基础性工作，是制定决策的依据。很多同志认识不 到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在“重教 学、轻档案”的思想认识，一部分同志对档案管理的认识 较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格， 甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工 作不重视，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管 理的重要性认识不足的问题，上述对档案管理不够重视的 思想认识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档 案证据不足，造成了许多资料丢失，或者找不到。 2?档案管理人员缺乏，素质较低。档案管理的专业人 员缺乏，业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。 有的中职学校无专职档案管理人员，有的是临时配备的。 因此，既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员 实在是凤毛麟角。另外，一些档案管理人员不是档案专业 出身或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业 务素质。档案管理人员业务水平不高，缺乏系统培训，尤 其是档案保管技术专题的培训。档案管理人员对分类、归 档、整理、保管、利用等知识未能很好掌握，这就很难使 档案工作走上规范化。以上问题的存在，明显制约了档案 管理的专业性。 3档案资料不够完整，档案管理方法陈旧落后。思想上 的不重视，人员素质的低下，导致档案资料收集不够完整。 科室工作人员的档案意识谈薄，除个别重要文件归档外， 很多基础性文件却随意处理。 目前，中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后。 文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。 这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价 值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致 在查阅档案时速度慢、准确率低。同时，很多中等职业学 校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没 有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供 利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方 式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是 “你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不 能充分发挥档案的作用及利用价值。中等职业学校档案不 仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为 有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。 4.档案立卷工作不规范，档案载体结构单一。目前， 档案立卷工作不规范主要表现在:领导机构、档案管理制度、 档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完 整的档案利用和管理体系，比如：教学档案管理制度、基础 数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录入 不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范, 电子文档的挂接不全，特别是对教学档案的收集、整理、 录人、有些学校还未进行整理。这些问题的存在，极大地 影响了档案工作的质量和利用效果。二、加强中等职业学 校档案管理工作的对策 1.提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和 完善科学的档案管理机制。提高和增强学校全体员工对档 案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。 这就要求我们要认真学习《档案法》，深人进行档案法律知 识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学 校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚 决杜绝档案工作说起来重要、做起来次要、忙起来不要” 的实用主义短期行为，树立“档案就是资源”的理念，扎 扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档 案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、 归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可 依。其次，要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过 问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使 学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。再 次，要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机 构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、 会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门 均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案 资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种 资料齐全完整。 2.加强人员配备，搞好档案设施建设。为了不使那些 奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管 理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、 懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的 同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、 查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。其次, 硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是