采购与付款循环的审计.docx

MY总结丨采购与付款循环的审计 按：采购与付款循环的审计，是初级助理需要掌握的内容，此文结合理论知识与实务经验的基础上进行全面总结，与大家一起学习，如有表述错误，还请指教和见谅。 第一部分 采购与付款循环审计的的简介 一、采购与付款循环的基本业务流程 一般来说，生产型企业的采购与付款循环应至少涉及以下四个部门，生产部门、采购部门、仓储部门、财务部门，对应的业务流程分别为请购、订货、验收、付款，如下图所示： 对于采购与付款循环的内部控制来说，应关注不相容岗位是否存在未分离的情况；不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。财政部发布的《内部会计控制规范》中，提出了“不相容职务分离”的问题。不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。（上述定义来源于百度百科。） 常见的不相容职务分离的情形（引用自企业内部控制编审委员会编制的《企业内部控制培训指定用书》） 1.批准进行某项经济业务的职责与执行该项业务的职责要分离； 2.执行某项经济业务的职责与财产保管业务的职责要分离； 3.执行某项经济业务的职责与记录该项业务的职责要分离； 4.执行某项经济业务的职责与审核监督该项业务的职责要分离； 5.执行某项经济业务的职责与财务物资使用主体的职责要分离； 6.记录该项业务的职责与财产保管业务的职责要分离。 （一）不相容职务应分离，采购与付款业务不相容岗位至少包括： 1、请购与审批； 2、询价与确定供应商； 3、采购合同的订立与审核； 4、采购、验收与相关会计记录； 5、付款审批与付款执行。 采购业务不相容职责表 A B C D E F G H I J K L M N 职责说明 A × A ：采购计划编制 B B ：采购计划审批 C × C ：采购申请 D D ：采购申请的审批 E × E ：采购实施方案的确定 F F ：采购实施方案的审批 G × G ：供应商的选择 H H ：供应商的确定 I × I ：询价 J J ：采购价格的确定 K × K ：合同的签订 L L ：合同的审批 M × M ：采购产品验收 N N ：采购产品记录 注：A和B为不相容职务、C和D为不相容职务、E和F为不相容职务、G和H为不相容职务、I和J为不相容职务、K和L为不相容职务、M和N为不相容职务。上述互相冲突职责的职务应由不同的人员担任，职务应进行分离。 （二）基本流程中涉及的业务活动及主要凭证： 1、请购商品和劳务----请购单； 应有的相关制度：采购申请制度、预算制度、授权文件等。 请购权与审批权具有级次化。 “请购单”是采购交易轨迹的起点；请购单是采购交易的“发生”认定的凭据之一；审批后的请购单应送至“采购部门” 。 2、订货----订购单； 采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。 应有的相关制度：采购制度、相关的合同文件。 “订购单”是确定日后是否收到商品并正确入账的证据之一；与采购交易的“完整性”认定有关。 正常情况下，订购单应一式若干份，至少要送交“供应商”一份，送至“验收部门”、“应付凭单部门”、“请购部门”各一份 。 3、验收商品----验收单； 有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。 应有的相关制度：相关资产的验收制度。 “验收单”是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”的重要凭证。定期独立检查验收单的顺序以确定每笔采购交易都已编制凭单是与采购交易的“完整性”认定有关。 “验收单”至少应送至仓库部门和请购部门各一份。 4、储存已验收的商品存货----入库单； 将储存已验收的商品存货与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险，这些控制是与商品的“存在”认定有关。 5、编制付款凭单、确认与记录负债----采购发票、付款凭单； 注册会计师在审计时应关注以下的控制点是否设置、执行： （1）确定采购发票的内容与验收单、订购单一致； （2）确定采购发票、付款凭单计算的正确性； （3）编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证； （4）在付款凭单上填入应借的资产或费用账户名称； （5）由被授权人员在付款凭单上签字，以示批准按此凭单要求付款。 以上的控制是与“存在、发生、完整性、权利和义务、计价和分摊”的认定有关。 “付款凭单”（付款汇总表）是企业内部记录和支付负债的授权证明文件，编制付款凭单（付款汇总表）通常由“应付凭单部门”根据采购发票的内容（发票内容要与验收单、订购单一致），在确保商品和劳务已验收（核查购置的资产）、已接受的前提下编制的；定期将已批准的付款凭单（付款汇总表）送达会计部门，据以编制有关记帐凭证