浅谈全国地质资料馆馆藏电子文档管理.pptVIP

　　根据电子文档来源的不同，我馆馆藏的电子文档主要分为两大类，一类是 现已有的馆藏地质资料进行扫描数字化形成的电子文档，另一类是新汇交资料的电子文档。这两大类馆藏电子文档入库前的检查、验收工作主要表现在以下方面： 　　检查主要包括两个方面的内容，一是入库的电子文档不能携带病毒，二是电子文档的载体应能在通用读取设备上被正确读取，电子文档中所有的电子文件都能在其相应的软件环境下正常打开浏览和使用。 图文地质资料扫描数字化电子文档，我们严格按照《图文地质资料扫描数字化规范》要求，对每份电子文档中的每一个电子文件从形式到内容上都对应着纸质载体逐一进行检查，看其文件格式、文件命名及组织方式、目录文件的制作等是否符 合规范的要求；电子文件所记载的信息内容与对应的纸质载体资料是否一致，影像是否清晰、完整等。 新汇交资料的电子文档由我馆资料收整部门按照《成果地质资料电子文件汇交格式》的有关规定，负责对电子文件的齐全、完整、准确性进行检查验收，其最终验收合格的电子文档移交馆藏室归档入库管理。 为了防止数据在存储、移交过程中有可能发生数据被损坏，电子文件信息内容丢失等情况，入库前馆藏部门须对移交的电子文档是否齐全、完整进行核对，对电子文档中的一些重点部分如：一、二类图形文件、浏览二类图形文件所需要的系统裤、字库、外挂连接库以及电子文档中与数据库有关的库文件、管理或浏览数据库 的软件系统等进行抽查，看其是否齐全、准确、并能在相应软件环境下正常浏览和使用。 　　为了保证入库电子文档能够安全、完整、长期的保存，正确选择其存储载体是十分重要的。目前可作为电子文档存储的载体种类很多，如：磁带、硬磁盘、软磁盘、光盘等，这些载体各有其优缺点，目前的任何一种存储介质都不可能做到长期 的、安全的保存，因此我们对归档入库的电子文档采取了多种存储介质、多套复制存储的原则，具体的做法是光盘二套，磁带一套、硬盘一套。同时对复制存储的电子文档还需进行复查，无误后在再载体盒上做出保管标记归档入库。 　　为了有利于入库电子文档的长期保管和方便利用，我们对入库的电子文档在存放时将单片载体都做到竖立存放，且避免挤压。存储载体带有外包装盒，避免直接擦、划或触摸记录图层，外包装盒上还贴有标签。并且所有的光盘、磁带、硬盘等存储介质均存放于专用的防磁柜中，使其远离强磁场、热电源，并与有害气体隔离。 　为了保证入库电子文档的安全、有效性，按照GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》的规定，我们对保存的电子文档读取、处理设备的更新情况定期进行检查登记；对存储在硬盘和磁带上的数据进行定期检查，若有问题及时进行转存；对存储在光盘上的数据每满4年进行一次机读抽检，抽样率不低于10%。 　　如2004年7月我们对馆藏的光盘进行了抽查，抽查的范围是2002年12月31日前可录得光盘，共有1009×2个保管单位属此次抽查范围。抽样办法参考了GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》，按10%进行随机抽查，共抽查101×2个保管单位。 　　检查的方式：每张光盘采用四种方式进行检查：（1）整盘复制；（2）用本馆开发的文件检查软件进行文件数量检查；（3）对盘内电子文件任意打开若干个文件看其是否能正常打开；（4）观察图标的变化。 数字化的电子文档中主要有*.tif、*.jpg、*.ml三种固定图标，检查时从图标的变化上可以看出盘中文件是否有问题，即光驱读取时认为好的文件，其图标与文件名均未发生变化（见下图1），当该文件夹中电子文件损坏时图标则发生变化（见下图2）。 图　1 图　2 　　检查结果本次抽查共发现有问题光盘21张，对其中的问题我们都进行了核实处理，对有问题的数据我们都及时采取了恢复措施，并用不同载体进行了备份。 　　总之，随着电子信息技术的不断发展，地质资料的电子文档数量将越来越多，我们要继续做好电子文档入库前的检查、验收、入库存储、保管等各项工作，同时要不断地适应新形势的需要，更好地探索我馆馆藏电子文档管理的新途径、新方法，以保证安全、完整、准确、有效地为社会提供服务。 * * 浅谈全国地质资料馆馆藏电子文档管理 　黄冰 李淑仁 全国地质资料馆 浅谈全国地质资料馆馆藏电子文档管理 一、做好馆藏电子文档入库检查验收工作 　　1.电子文件的安全、有限性检查 　　2.电子文件的期权、完整、准确性检查 二、入库电子文档的存储、保管工作 　　1.入库电子文档的存储 　　2.入库电子文档的保管和保护 做好馆藏电子文档入库检查验收工作 做好馆藏电子文档入库检查验收工作 1.电子文件的安全、有效性检查 做好馆藏电子文档入库检查验收工作 2.电子文件的齐全、完整、准确性检查 做好馆藏电子文档入库检查验收工作 做好馆藏电子文档入库