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太古饮品（东莞）有限公司 文件编号： SOP-MR-DC-001 文 件 控 制 SOP 生效日期：2001/03/01 版本：B 修订次数：02 编 写： 审核： 批 准： 共 4 页 第 PAGE 4 页 目的 确保公司所有质量文件都得到有效地控制，从而达到以下目标： 文件的适用性在文件发放前经过审核及批准； 对质量体系有效运作起作用的各个场所，都有相应的有效版本的文件； 所有文件的更改都事先经过审核及批准其适用性； 失效和/或作废的文件及资料能及时从所有使用场所撤走，以防止误用。 范围 与本公司质量系统有关的所有受控文件，包括： 质量手册(QM) 纲要文件(Program) 标准操作程序文件(SOP) 工作指导书(WI) 工作附件(Work Aid) 表格 外部标准及手册 职责 质量管理代表负责本文件的有效性。 文控中心负责所有质量文件的分发、回收、存档、保管以及文件修改工作。 质量文件的相关部门都可提出对文件修改的申请，文件编写部门主管负责对申请的批准。 质量文件的使用部门根据本文件的规定做好本部门的文件控制，包括接收、记录、存档、保管、回收和使用文件。 文件审核、批准权限： 序号 文件类别 编写 审核 批准 发放 1 质量手册 文控中心 质量管理代表 厂务总监 文控中心 2 纲要文件 指定人员 部门经理 质量管理代表/厂务总监 文控中心 3 SOP文件 指定人员 部门经理 质量管理代表 文控中心 4 工作指导书 指定人员 部门经理 质量管理代表 文控中心 5 表格及 Work Aid 指定人员 部门经理 文件被批准时其附带的表格和WA自动得到批准; 申请修改时需经部门经理批准 文控中心 6 外来文件、法规 特许经营商、太古集团、政府部门等 文控中心 定义 文件持有者－收到文件的人。 受控文件－与质量体系运作有关的质量文件,包括2.0范围中所述的各种文件。受控文件在发放时盖有红色的“受控文件”章，由文控中心统一登记和管理。当文件的修订版或新版颁布后， 旧文件自动失效并由文控中心统一撤换和销毁。 非受控文件－受控文件之外的文件，公司不负责该类文件的保存和更新。 程序 内部质量文件的编写、审核与批准 由各部门主管指定的文件编写人完成文件后，经过各部门主管初步审核之后将电子版email给文控中心进行格式化统一工作。 文控中心打印出文件后交给文件相关部门人员进行阅读，确认文件要求的一致性和可操作性后，文控中心按3.5文件审核与批准权限表给相关审核人、批准人进行审核和批准。 相关部门阅读时认为有问题或审批不通过之文件，由文控中心转给文件编写人进行修订，必要时审批人会同相关部份人员及文件编写人进行讨论。 审核和批准通过的文件，由文控中心将正本存档，副本盖红色受控章发放给相关部门。 表格和工作附件(Work Aid)会附带在对应的纲要、SOP或工作指导书上，当纲要、SOP或工作指导书得到批准，即附带的工作附件和表格也一并得到了批准。 文件发放控制 内部质量文件发放原则上只发放给与文件相关的部门，公司层面的文件发放给所有质量体系运作部门，公司层面文件参见“质量体系文件与标准对照表” (WA-MR-002)中带*标注的文件。 文控中心根据发放的份数复印，在复印文件每一页的右下角加盖红色“受控文件”印章。填写发放文件内容于“文件发放清单”（FM-DCC-002），包括发放部门、文件编号、文件名、版本、生产日期、数量、发放人。同时注明同一份文件发放的流水号，以防遗失文件又出现时造成混乱。 文控中心请文件持有人在“文件发放清单”（FM-DCC-002）上签名，确认已收到相应的文件。 如因意外造成文件损坏、丢失或因工作关系需要其它的相关文件时，由文件持有人或部门主管填写文件申请单(FM-DCC-004)给文控中心，经质量管理代表或其指定人批准后，文控中心予以发放。 内部质量文件对工厂内部人员没有密级限制。受控文件的电子版以只读的方式放置在公司网络电脑09062上供内部员工阅读，电子版受控文件由文控上心负责更新和定期备份（文件修改后需立即备份）在公司伺服器上。公司信息技术部负责维护公司局域网的正常使用，设防火墙、公司网拜访权限，禁止任何公司外人员进入公司局域网获取文件。 文件修改 公司全体员工均可对所有内部质量文件（包括表格、Work Aid）提出修改的申请 ，可至所属部门主管处填写详细的文件修改申请单(FM-DCC-005)说明修改理由和建议交给文控中心，经质量管理代表或其指定人员批准后由文控中心进行修改。 文件第一次修改时由文控中心增加修订记录一览表，包括：修订的次数、日期、和内容。再次修改文件时均由文控中心将相关信息登记于此表中以显示该文件的修订历史。修订记录置于文件的首页连同文件一