文件资料管理.DOCVIP

二、文件资料管理 文件处理（一） 资料处理目的： 对部门的资料进行系统的创造、处置和管理，使文件资料便于归类、保存和检索。发挥文件资料的有效利用，特别是使领导或有关人员方便快捷、系统全面地掌握资料的情况，供其了解生产情况，研究问题、指导生产、确定决策的依据。 资料处理的基本任务 创制文件资料 拟稿、由部门领导或各级工作人员根据需要亲自动手草拟。 核稿、草拟完成的资料递交有关领导进行核稿，并作出相应的修 改。 打印、文秘人员对以上文稿进行打印，并认真细致在核对一遍， 保证打印的资料准确无误。 签发、部门负责人对打印好的资料再次进行全面审核，确定无误 后进行批注（签注姓名和日期）。 发送文件资料 简要记载、将要发送的文件资料进行简要记载（附发文登记表）； 复印文件、收发人员根据需发放的部门的数目，复印一式数份资 料。 发送文件、由收发人员直接递交收受部门或个人。 发出登记、收发人员发出资料后向收受文件的部门取得签收记录。 接收文件资料 （1）外收文登记、收发人员接收来自其它部门的文件，直行外收文登记 （附外收文登记表）。 （2）外收文编号、由于来自其它部门的文件没有编号，为方便管理，跟 据编号规则实行对其进行编号。 （3）分办文件、根据文件内容及批送对象，将文件分送有关邻导及相关 工作人员阅知；若需公布所有品控人员的文件，则将 其粘贴于白板上供所有人员参阅。 处置文件资料 部门撰写的技术资料、对外发文的文稿存本以及收受的外部资料，必须进行整理，决定并实现各类资料的归宿，充分发挥资料的现行效用和历史效用。 公布、经部门允许或有必要让部门全体人员或相关人员阅知的文件，将资料张贴于公布栏（白板）上，方便部门人员参阅，了解情况，公布期限为3至6日。 暂存、公布完的资料，具有较高查考价值的资料或受多种因素制约一时末能销毁的资料。必须分门别类，暂时存放于资料夹，暂存资料由文秘人员妥为保管，合理排列并简单编目。 保存、定期清理资料夹的文件，及时 除不需查考和无留存价值的文件，及时确认有长期或永久保存价值的资料装订，移置规定有资料柜存放。 注：末经批准，个人不得私留私存文件资料或带走文件资料！ 发文登记表 文件编号 文件摘要 张数 收受部门 签收人／日期 收送人／日期 收文登记表 发文部门／日期 文件摘要 张数 收文人／日期 文件编号