行政人事的工作流程图.docVIP

50 - 行政部流程及档案管理 档案是全面反映公司 经营管理各项活动的历史记录，是实现决策科学化的重要依据。为使各部门认真做好 档案管理工作，特制定本方法。 一、档案范围：公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、 工程资料、财务资料、人事资料、 会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。 二、 档案分类及编号： 1、档案按其内容及关联部门可分为六大类：（1）行政类（2）财务类（3）人事类（4）业务类（5）工程类（6）拓展类2、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三条第二款。3、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。归档后须填写《档案管理登记表》。 三、机要档案：1、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2、划分标准：绝密档案包括：公司经营发展中的 经营战略、经营方向、 经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在30万元以上的重大合同。机密档案包括：（1）财务资料；（2）公司重要会议纪要；（3）公司经营情况；（4） 人事档案、薪资性档案、 劳动合同；（5）技术资料；（6）金额在5万-30万元的合同。秘密档案包括：（1）重要项目资料；（2） 项目合同协议。 四、档案装订：1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。 五、保存期限：档案保存期限除政府有关法令或本公司其他 规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：1、永久保存：（1） 公司章程；（2）股东名簿；（3）股东会、董事会、 监事会会议纪要；（4）公司证照；（5）各级批文；（6）印鉴；（7）公司年度 经营计划；（8）公司年度经营总结；（9）年度 财务报表；（10）技术资料；（11） 不动产所有权状及其他 债权凭证；（12）人事资料；（13）大型活动图片、音像资料；（14）其他核定须永久保存的文书。2、十年保存：（1）会计凭证；（2）其他经核定须十年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)3、五年保存：（1）期满或解除的合同协议；（2）完结后的项目方案；（3）其他经核定须保存五年的文书。4、一年保存：（1）部门 工作计划及工作总结；（2）完结后的部门请求报告；（3）完结后无长期保存必要文书。5、 公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。 六、保管部门：1、财务专项机要档案由财务部负责保管。2、人事专项机要档案由 总经办负责保管。3、股东会、董事会等资料由总经办负责保管。4、各部门均应指定兼职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，保管档案的人员变动应及时通知总经办，部门档案在规定时间移交总经办档案管理人员保管。 七、档案移交：1、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。2、公司章程，会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。3、合同协议应在签订之日移交总经办。4、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。5、其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。6、档案移交须填写《档案移交清册》。7、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。 八、档案调阅：1、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相应核准人核准后方可调阅。2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办核准，但仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。3、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。4、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。5、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。7、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。 九、档案销毁：1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。2、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。3、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。4、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。5、档案销毁每半年进行一次，即每年的1月和7月。