第三章　总账系统——日常业务处理.pptVIP

五、冲销凭证 对于已记账的凭证发现错误时，可以采用“红字冲销法”先制作一张红字冲销凭证，经审核记账后，再制作一张蓝字正确的凭证，同样进行审核记账。红字冲销凭证应视为正常的凭证进行保存和管理。 （1）在“填制凭证”窗口中，单击“制单”菜单下的“冲销凭证”命令。 （2） “冲销凭证”对话框 六、审核记账凭证 审核记账凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度的相关规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性和合理性检查，其目的是防止错误、舞弊的发生。只有经审核通过的记账凭证才可以进行记账。 根据前面初始化的设置，应先由出纳人员对出纳凭证执行签字，再由审核员进行凭证审核。凭证审核的操作内容包括出纳签字和审核凭证两项内容。 1．出纳签字 出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的出纳凭证进行检查核对，审查出有错误的凭证应交由制单员修改后再核对，若检查无误则由出纳签字。 （1）在进行出纳签字操作之前，应检查是否已将“库存现金”和“银行存款”科目指定为出纳人员的专管科目，只有指定科目后才能执行出纳签字的操作。 （2）完成指定科目的操作后，才可进行出纳签字的操作。 工作窗口 “出纳签字”对话框 “出纳签字”凭证列表窗口 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除。取消签字只能由出纳本人进行。 2．审核凭证 审核凭证是指由具有审核权限的会计人员按照财会制度对制单员已填制的记账凭证进行检查、核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证应由原填制人员修改后再进行审核。 “凭证审核”对话框 “凭证审核”窗口 作废凭证既不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先取消标错后才能审核。 如果已经设置了“出纳凭证需由出纳签字”，那么凭证必须先进行出纳签字后方可执行审核签字。 3．登记账簿 登记账簿是指以已经审核签字的会计凭证为依据，将经济业务全面、连续、系统地记录到各类账簿中。 （1）记账 记账是由计算机按照事先设置好的记账程序自动进行的账簿记录过程。 “记账向导 1——选择本次记账范围”对话框 “期初试算平衡表”窗口 完成记账工作 （2）取消记账 取消记账也叫反记账。当记完账后，发现账簿记录有误，如果不想通过其他方式来修改（如“红字冲销法”等），就可以通过激活“恢复记账前功能”回到记账前状态。执行“反记账”功能要慎重，一般应由账套主管来执行。 单击“凭证”命令 恢复记账前状态”对话框 “恢复记账完毕”提示对话框 第二节 账?簿?管?理 一、账簿查询 在电算化系统中，企业发生的经济业务，经过填制并审核凭证、记账等操作程序后，就形成了正式的会计账簿。会计人员利用账簿管理功能，可以实现对企业所发生的经济业务进行账簿查询等操作。 账簿查询操作包括日记账查询、总账查询、明细账查询及辅助账查询等。 “总账查询条件”窗口 1．总账查询 在电算化方式下，通过总账查询功能，不但可以查询到各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，还可以查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。 （1） 总账查询结果 （2） 、 （3）在查询过程中，可以单击“科目”下拉框，选择需要查看的科目。 发生额及余额查询条件”窗口 2．发生额及余额表查询 发生额及余额表用于查询、统计各级科目的本月发生额、累计发生额和余额等内容，可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额及期末余额。 3．明细账查询 明细账查询功能主要是平时查询各账户的明细情况及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。一般提供三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询、按发生日期排序的明细账，按科目排序明细账是按非末级科目查询、按其发生的末级科目排序的明细账，月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，可以对各级科目的数据关系一目了然。 “明细账查询条件”窗口 “多栏账定义”对话框 4．多栏账查询 “多栏账定义”对话框设置 二、辅助账的管理 辅助账是指已设置辅助核算标志的科目所形成的账簿。 辅助账分类表 个人往来是指企业与内部职工之间所发生的往来业务。使用个人往来辅助账可以对个人科目余额表查询、个人往来明细账查询和输出、个人往来清理、个人往来催款单打印和个人往来账龄分析等功能进行管理。 “个人往来——科目余额表”查询条件窗口 1．个人科目余额表 有关个人业务核算，需要对个人的余额进行处理。 2．个人往来清理 个人往来清理就是对已经结清的个人往来账的记录同时打上两清的标志，清理方法包括自动勾对和手工勾对两种。 （1）自动勾对 自动勾对是指由计算机自动将所有已结清的个人往来