商业连锁公司商管部基础工作管理制度.docx

商业连锁公司商管部基础工作管理制度 目的 规范商管部的日常工作管理，明确周期性工作时效与相应记录要求，确保商管部各项程序工作的可追溯性。 适用范围 适用于商管部程序工作与档案的管理。 职责 部门负责人负责对部门基础管理工作负有管理和监督责任； 部门员工负责基础管理工作的具体实施。 参考文件：HB-CX-ZB-002《记录控制程序》 定义 基础管理工作包括：部门周期性程序工作及部门文档管理工作； 部门程序工作：程序工作是指按公司操作流程及时间要求而进行的各项工作。 管理内容 部门文档管理 部门必备文档目录： 编号 文档名称 文档内容 保存年限 备注 01 工作计划/总结 周、月、年 2年 02 部门工作交接记录 交接班本 2本 03 会议纪要 店务、分店、部门例会会议纪要 2年 04 月报表 部门月度统计报表 2年 05 公司发文/制度性文件 通知、通报、公司制度性文件 2年 06 分店与部门发文 含内部与专柜 2年 07 部门培训记录 培训计划与记录 2年 08 部门申请 部门申请报告 2年 09 外包合同/协议 含设备维保、物料采购、绿化租摆等所有对外的合同及协议 5年 10 业务联系电话 相关政府部门、物业方、商户联络电话 2年 11 部门月度考核 考核记录 2年 12 月度服务质量调查及回复 分店服务调查统计与回复 2年 13 客流客单统计 周/月 2年 14 分店检查记录 记录、回复、结果 2年 15 巡场记录 巡场签到点的设置图、巡场报表、签到表、水电抄表记录、消防水压抄表记录、外墙灯光巡查记录、灯光定时器调整记录 2年 16 店内零星工程记录 零星工程申请表及相应后续辅助性记录 2年 17 重大事故/突发事件处理记录 重大事故与突发事件、分店理赔记录 2年 18 仓库资产管理记录 申购、物料的进出登记、盘点表 永久 19 分店设备档案 说明书、设备卡、保修卡、设备台账、设备移交资料（含清单、调试与验收报告、图纸等） 永久 20 图纸档案 建筑结构图与设计说明图；电气高低压系统配电图、电气接地平面图、多层配电系统图、平面图与电气设计说明及设备材料表；消防系统图（排烟、喷淋、烟杆、广播、消防箱）与平面图；消防配电图（强、弱电）；空调风管平面图、系统图与空调设计说明；空调配电图；空调设备材料 永久 21 消防档案 消防设计说明、消防报批资料、设备材料表、消防验收合格证 永久 22 消防/用电安全检查 检查记录、形成文字的报告及整改措施 2年 23 清洁记录 周/月/季/年各项周期性清洁记录 2年 24 公司促销活动记录 促销方案及通知、媒体广告宣传资料、促销礼品发放记录、结案报告 5年 25 维修记录 店内维修派工单、专柜维修申请 2年 26 顾客投诉记录 各类投诉处理记录 2年 27 顾客回访记录 电话回访与上门回访记录 2年 28 晨会记录 点名记录、晨会内容记录 2年 29 专柜培训记录 培训记录 2年 30 专柜点灯记录 专柜点灯记录、增减容记录 2年 31 专柜申请 租金优惠及其它书面报告 2年 32 专柜负责人沟通记录 专柜负责人访谈记录 2年 33 专柜商品管理记录 检查记录、经营明细与经营范围 2年 34 专柜雷同商品处理记录 雷同投诉处理 2年 35 专柜价格信息记录 商品资料、标价资料更改表 2年 36 专柜促销记录 促销申请 2年 37 专柜整改记录 违规整改表，含违规销售查处结果与处罚记录 2年 38 专柜导购员编制情况 入离职申请及相关授权情况 2年 39 专柜服务明星评选记录 评选记录与公告 2年 40 专柜导购员违规记录 处罚与黑名单 2年 41 专柜导购员考勤记录 请假、调班等 2年 42 专柜发文签收记录 发文签收表 2年 43 专柜投诉记录 各类投诉记录与处理 2年 44 专柜费用催收记录 租金等费用催收记录 2年 45 专柜非正常撤场记录 逃场报告、遗留商品与物品清单日、销售折扣申请 2年 46 专柜档案 永久 管理要求： 部门必须建立“必备文档”（将日常工作中形成的文件或书面记录进行及时的分类管理）并保证各类文档所存内容的完整性、真实性、封闭性及可追溯性； 每月5日前将上月各类期限性的文档进行清理备存，例如：雷同商品处理、专柜投诉处理、工作计划、月度报表类文件、巡场类表格、商品检查记录等； 部门档案管理责任人为部门负责人，由其负责对部门文档的监督管理； 各类文档一般的保存期限为二年，个别文档为永久保存（见列表） 文件应在编号后进行存档，并遵循即时存档、按月存档、按年存档的要求。 文档检查：部门负责人每月一次（每月5日），分店店长每季度一次。 程序工作管理 部门周期性工作 工作周期 工作项目 每日 日常巡场制度（按巡场表内容进行）：当班电工、主管、值班经理每隔2小时巡场一次；部门