新编秘书实务课第5章　会议组织和服务.pptVIP

（三）环境布置 1．主席台的装饰 设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。一般应在主席台上方悬挂红色的会标(亦称横幅)，会标上用美术字标名会议的名称。主席台背景处(亦称天幕)可悬挂会徽或红旗以及其它艺术造型等，主席台上或台下可摆放花卉。 2．会场背景的装饰 会场背景的装饰除了主席台的装饰之外，主要指会场四周和会场的门口，这些地方可悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物，一些礼节性会见，可多摆些鲜花。 第五章 会议组织与服务 3．色调的选择 色调在这里主要是指会场内色彩的搭配与整体基调。与会议内容相协调的色调，可以给与会者的感官形成一定的刺激，在其心理上产生积极的影响。可以通过对主席台、天幕、台布、场内桌椅及其装饰物色彩的调节而烘托整体的色调。 4．花卉的布置 花卉的布置对人的情绪会产生一定的影响。在世界上许多国家都有花语，比如铁树、棕榈代表庄严；万年青、君子兰表示友谊长存，万事如意；菊花表示高洁；月季、玫瑰表示喜庆；牡丹表示富贵等。根据会议内容，恰当地配置花卉，可以使人心情愉快。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第五章 会议组织与服务 第二节 协调工作概述 第五章 会议组织与服务 5．会场的气味效应 会场之内淡淡的清香，可以使人的心情变得舒畅；反之，如果会场内有异味弥漫，会使人心情变得烦躁，产生焦虑情绪，急于离开会场。改善会场的气味环境的方法有两种： 在会议室里放置有清香气味的鲜花(如米兰、茉莉、月季和兰花等) 在会议室提前喷洒少量的具有清香气味的空气清新剂(以柠檬和薰衣草香型为好)，但不可过于浓郁。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第五章 会议组织与服务 （四）主席台布置技巧 1．主席台座次的排列 （1）国内会议主席台座次排列。 通常的做法是：身份最高的领导人就座于主席台前排中央，其他领导人则按先左后右。 （2）国际性会议主席台的座次的排列。一般为主办方身份最高的出席者居中，其他来宾按身份高低先右后左向两边排开。这一点与国内会议先左后右排列方法正好相反。 第五章 会议组织与服务 第三节 　会议进行阶段的会务工作 第三节　会议进行阶段的会务工作 一、会议报到与引导工作 （一）会议接站 1．确定迎接规格 2．做好接站准备 3．竖立接待标志 4．掌握抵达情况 5．介绍宾主双方 第五章 会议组织与服务 第三节　会议进行阶段的会务工作 （二）会议报到 1．会议报到的方式。会议报到可以由与会者本人或他人持会议通知或单位介绍信报到。 2．与会者报到时，秘书人员要做好的工作 查验证件，确认与会者的参会资格。 请与会者在登记表上填写姓名、单位、职务等有关信息。 统一接收与会者带来的需要在会上分发的材料。 分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。 如会议要赠送礼品，会务组一般将礼品同资料一起发放。 预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。 安排与会者住宿。 第五章 会议组织与服务 第五章 会议组织与服务 第三节　会议进行阶段的会务工作 （三）会议签到 　签到，是为了及时了解该到会的人是否都已到会，并准确地统计出到会的实际人数。 第五章 会议组织与服务 2.会议通知的内容 会议通知包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。 （1）标题 　最常用的写法是“机关名称”+“会议名称”十“通知” ，一般用于正式的、重要的会议。如“上海××公司关于召开××会议的通知”。也可以只写“会议通知”或“通知”。这种写法一般用于事务性或例行性会议。 （2）通知对象 　通知对象可以是单位的，也可以是个人。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第五章 会议组织与服务 （3）正文 会议的目的、名称和主题。 会议的时间。包括开始时间、报到时间、结束时间。 会议的地点。必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的方法。 参加对象。 其他事项。如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证(如“凭入场券入场”、“凭本通知入场”)、联络信息(如主办单位的地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名)等等。 （4）落款与日期 　如有必要，可附回执。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第五章 会议组织与服务 第五章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 常用回执格式 1．表格式回执 　　 小知识 第五章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 常用回执格式 2．签收式回执 　　 小知识 第五章 会议组织与服务 第二节　会议筹备阶段的会务操作 实用范例 高职高专教育文秘类专业基础课程骨干教师培训班通知 　请见教材第128-129页。 第五章 会议组织与服务 二、准备会议材料与物品 （一）需要准备的会议材料和物品 1．需准备的