集团公司外事接待管理程序.docxVIP

河南xx集团 外事接待管理程序 一、目的：制订本程序以确保公司外事接待工作得以规范并得到有效控制。 二、范围：本程序适用于集团总部和子公司的外事接待管理工作。 三、来访客人的群体和个体 1、上级领导或人大、政协委员检查、视察工作； 2、国家、部委、省、市领导调查研究； 3、政府有关部门检查工作； 4、专家学者、咨询机构来访； 5、媒体来访； 6、大型公共关系活动来宾接待； 7、国内外上游、下游客户来访； 8、同行友好访问； 9、经济往来客人来访； 10、招应标客人、施工客人来访； 11、其他客人来访。 四、接待工作总协调和对子公司接待工作的指导： 集团公司办公室负责接待工作总协调。 集团公司办公室负责指导子公司的接待工作。 接待责任部门和分工： （一）若1、上级领导或人大、政协委员检查、视察工作；2、国家、部委、省、市领导调查研究；3、政府有关部门检查工作；4、专家学者、咨询机构来访；5、媒体来访；6、大型公共关系活动来宾接待。由集团公司办公室总负责接待。 （二）若7、国内外上游、下游客户来访；8、同行友好来访；9、经济往来客人来访；10、招应标客人、施工客人来访；11、其他客人来访。由归口部门总负责接待。 （三）总负责接待部门可以联系相关部门分工配合接待。 （四）若需要集团领导出面接待，由集团公司办公室负责安排。 （五）有关保密的方面，联系集团保密委员会办公室统一接待口径；有关公司整体对外宣传的方面，联系集团企业文化中心统一接待口径；有关财务数字，联系财务部负责统一接待口径。有关劳工方面，联系集团人力资源部统一接待口径。 六、“接待”的内涵：前期联系，迎来送往，车辆交通，食宿安排，会议交谈，参观引导，音象文字材料，宴请旅游，费用交付，接待后期跟进，接待效果评估等。 七、职责： （一）集团总部办公室负责公司的外事接待管理工作。 （二）属于上级政府部门来公司参观的：由集团总部对口职能部门全面负责接待工作、全程陪同，子公司配合。 （三）属于上级政府部门来公司检查、审查、检测的，以子公司为主，集团总部配合。（四）集团总部对口职能部门负责： 1、与上级政府部门联系、沟通确定行程（人员、时间等）； 2、需要食宿的，安排好食宿； 3、在来公司之前，与子公司沟通相关要求、统一口径，及注意事项。 4、在确保公司各种技术等不泄露的情况下，提供上级政府部门索取的资料； 5、协调子公司协调不了的问题。 6、陪同就餐； 7、沟通检查、审查、检测报告，随时协调可能出现的问题。 8、子公司负责： （1）生产现场的卫生、各种防护措施到位； （2）现场的全程陪同、讲解； （3）发现问题的现场整改及时、到位； （4）对检查、审查、检测报告中提出问题的按要求整改及时、到位； （5）陪同就餐 八、具体内容 （一）凡与公司有业务来往的外界人员来公司考察、参观、采访时，由其对口部门负责接待。并由对口部门提前一天拟制接待计划发到相关部门，准备好相关接待事宜。各子公司的接待由子公司全程负责。接待标准参照附件《外界来宾接待要求》。 （二）凡各级政府部门来公司检查工作、参观采访时，由集团总部办公室负责接待。但各对口部门必须事先报集团总部总经理同意后，通知集团总部办公室具体时间、任务、来人级别、人数和特需准备的其它事宜。 1、总部办公室接通知后，按来宾级别准备好会义室、参观证，并通知集团总部保卫部、子公司生产部、定置办及相关部门做好接待准备。 2、对来访人员进公司的时间、参观、座谈、离厂、就餐、住宿，总部办公室应及时掌握，随时做好各项工作。 3、对重大活动及重要客人来访，总部办公室要安排专人到大门口门厅迎接，直到把客 人接到要去地点为止。 （三）集团总部保卫部负责指挥来人车辆路线和停放地点。 九、关于集团来访客人招待用烟酒的规定：俗话说，无酒不成席，对来访客人进行适当的烟酒招待，是必要的。 （一）在招待时要注意以下原则： （1）为了保证工作高效、正常进行，中午招待客人不允许饮酒（特殊情况，请示总经理批准）。 （2）烟酒规格以接待礼貌、规范，赢取客人好评； （3）烟酒用量能少不要多，保护贵宾和我司人员的身体健康，没有用完的烟酒要及时退回办公室保管。 （4）坚决杜绝死劝喝酒和酗酒闹事。 （二）烟酒类别： 一类：（A）五浪液、茅台、剑南春、卡斯特等类酒级别。 中华类香烟级别。 二类：（B）共赢天下、95干红等类酒级别 玉溪、红帝豪类香烟级别 三类：（C）宋河梁液等类酒级别 红旗渠类香烟级别 （三） 招待类别靠拢 规定三中（1）、（2）群体客人，用一类烟酒； 规定三中（3）、（4）、（5）、（6）、（8）群体客人，用二类烟酒； 规定三中（7）、（9）、（10）、（11）群体客人，