教育装备公司会议管理办法.docxVIP

会议管理办法 （一）会议分类 为了规范会议的组织工作，提高会议质量和效率，制定本办法。 本办法所指会议，分公司级和部门级会议两种，具体如下： 1.公司级会议 包括公司例行的早会、月度例会或公司与外单位接洽的会议。 2.部门级会议 包括部门例会、协调会以及部门职责范围内的讨论会等。 （二）职责 1.综合管理部职责 （1）负责公司各级会议的管理及会议档案（含音像资料等）的收集、归档等工作；负责公司级会议的通知、安排、签到、传达工作。 （2）负责对部门级会议的监管，包括对会议档案、记录收集、归档情况的监管，以及部门对公司级会议精神传达情况的监管。 （3）指定专人负责公司级会议的记录，并在2个工作日内形成书面会议纪要，经公司领导签发后，发放给相关部门。 （4）负责会议室、洽谈室的监管工作，负责重要会议的接待、服务工作。保证会议所需材料、设备、器材等及时安排到位。 2.各部门职责 （1）负责本部门会议管理，负责部门级会议的通知、安排、签到、传达工作； （2）指定专人负责部门级会议的记录、档案等资料的管理工作；负责公司级会议精神的传达工作。 （3）负责部门级会议的记录，并在2个工作日内形成书面会议纪要，经分管或部门领导签发后，发放给相关部门，并报综合管理部备案。 （三）会议程序及安排 1.例行会议按照规定的时间、地点组织召开。 2.会议前，由召集部门负责会议通知，发放《会议通知单》。 3.各部门临时组织的会议，需经分管领导批准后，自行统筹安排。使用会议室前需提前1个工作日向综管部进行登记预定，填写《会议预定单》，经综管部统筹安排后，方可使用。 4.会议室使用完毕后，会议召集部门需将参会的资料和物品整理完毕，经综管部验收后再继续投入使用。验收完毕后，综管部负责会场的清理工作，凡因召集部门未将资料和物品收拾完毕而造成的丢失现象，综管部概不负责。 （四）管理办法 1.管理规定 (1)会议严格执行请假制度，参会人员因特殊原因不能到会，经会议主持人批准后，可由相关人员代为参加，严禁无故旷会、代会。 (2)会前10分钟，会议召集部门严格履行会议签到，填写《签到簿》；截止会议开始，签到工作停止，召集部门向会议主持人汇报人员到会情况，征得同意后开会；会后召集部门将会议出勤情况报综管部，综管部每月对各部门的会议出勤情况进行汇总、通报，并交人力资源部进行兑现。 (3)与会人员进入会场后，由前往后依次就座（指定座次除外），遵守会场纪律，不得喧哗，不得交头接耳。 (4)会议期间，需将手机调至静音状态，以免影响会议进程。 (5)严禁无故早退，如有特殊情况需经会议主持人或会议召集部门负责人同意后方可离去。 (6)严格例会制度，各种例会开会时间、地点、与会人员要相对固定，如遇节假日，会议时间顺延。因特殊原因开会时间需调整的，以临时通知为准。 (7)会议召集部门要对会议内容、议题做好充分准备，立足开短会、开实会，力避形式主义、走过场、议而不决，严格控制会议成本。 (8)与会人员要统筹安排，做好会议及材料的准备，简明扼要、条理清楚地汇报工作进展情况，反映工作中的问题，有针对性地提出工作意见和建议，确保会议质量和会议效率。 (9)与会人员要高度重视会议的记录和传达工作。参加会议必须携带记录本，对会议内容、会议精神和会议要求作好记录，并在会后及时准确地向有关领导和员工进行传达，有效地组织落实。 2.考核办法 序号 具 体 内 容 考核办法 备注 9级以下人员 9级（含）以上人员 1 因会议召集部门通知延误、组织不当或安排失误而影响会议质量或效率。 100元·次 （对召集部门） 以上激励由综管部会后收取现金。现金由财务金融部指定专人管理，主要用于公司各种培训的餐点所需和各类活动经费。 2 无故或未经批准迟到、早退的现象。 30元/人·次 50元/人·次 3 迟到时间超过30分钟者，视为旷会。 （以《会议签到簿》为依据） 50元/人·次 100元/人·次 4 无故或未经批准代会，视同旷会。 5 与会人员交头接耳，未将手机调至静音等影响会议秩序。 30元/人·次 50元/人·次 6 与会人员不带会议记录本，或不作会议记录，因此而造成会议内容得不到落实的。 50元/人·次 100元/人·次 3.本办法从下发之日起执行，由综合管理部负责解释，与之不符的制度及原制度同时废止。 附件：1.会议室使用流程 2.会议签到簿 3.会议纪要格式 4.会议室预订单 5.会议通知单 会议室使用流程 使用流程 所属部门/负责人 工作时限 注意事项 空闲 空闲 预订 预订 填写《会议预订单》 选择会议室 选择会议室 繁忙 繁忙 确定会议室 确定会议室 更