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工作室中英文名称　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 PAGE PAGE 11 办公室管理办法（暂行本） 目录 TOC \o 1-3 \h \z \u 第一章 总则 1 第二章 办公场所内部管理 1 第三章 档案管理 2 一、基本制度 2 二、归档制度 3 三、归档范围 3 四.档案保管制度 4 五.档案借阅制度 4 第四章 印鉴管理 5 一、总则 5 二、印章的种类 5 三、印章的管理规定 5 四、公章刻制 6 五、印章的使用 6 第五章 员工外出及车辆使用管理 7 一、员工外出管理 7 二、车辆管理 7 第六章 办公用品及公司耗材管理 9 一、办公用品分类 9 二、申购和采购 9 三、管理和发放 10 四、各部门费用核定及有关规定 10 五、其它规定： 10 第一章 总则 一、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，制定本办法。 二、综合部主管对办公室管理负有直接的责任。 三、本办法所指行政事务包括办公场所行为管理、档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。 第二章 办公场所内部管理 　一、上班时着装整齐、坐姿端正，树立良好的公司形象和个人形象。 　二、办公室谢绝吸烟、严禁大声喧哗，吵闹、严禁闲聊、玩游戏，营造良好的 工作环境。 　三、办公室须有专人值班，不得空缺。负责接听电话，接发传真和来访接待。 　四、禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打入的电话，接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。 　五、员工在 工作接触中或在接听电话中要使用文明用语：您好 请 谢谢 对不起再见。 六、做好保密 工作；尊重别人隐私和公司制度。做到不听、不问、不传。 七、内部文件或非正式文件打印，使用一面作废的纸张； 八、参加会议或集体活动，必须遵守纪律做到不迟到、不早退。 九、携带公司物品外出时，需报部门经理批准。 十、接待人员在开门前应判别来访者身份，保险员、推销员不得进入。明确访客身份后，由接待人员安排等候及会面，非特殊原因不应允许客户直接进入办公区域，尤其是机房、财务部。 十一、饮水机放置在办公区内，供员工和客人饮用。而饮水杯是供给客人使用的，本公司员工应自带茶杯。 十二、约用电，办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内应及时关闭。 十三、区域环境卫生 1、办公区作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都应自觉维护环境卫生； 2、小心避免茶水、饮料、食物等污染地面；弃物必须放置于规定的分类垃圾桶内，不得任意乱倒堆积； 3、各部门有责任保持部门公告栏（白板）整洁，不得乱涂乱画，通知通告应粘贴摆正，超过一周以上的通知应取下存档； 4、文件柜里的资料要排放整齐，逾期或废弃文件要定期处理或销毁，避免多余物品占用文件柜的使用空间； 5、每位员工应注意清洁、整理个人办公区域，并保持桌面的卫生及整齐。每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。 第三章 档案管理 一、基本制度 1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、公司档案业务归属综合部，由综合部指定人员兼职负责。各部门指定人员兼职管理本部门档案资料管理工作。 3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门的档案资料。 4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。 二、归档制度 1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，归入综合部的财务档案；属人事问题的，归入综合部的劳动档案；属工程项目的，由市场部保管。其他重要报告，在企业资料归档范围内的