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采购活动的关键控制点 采购与付款业务流程的起点是请购活动，这也是本业务的第一个 关键控制点，从请购活动开始，采购活动的关键控制点主要有：请购活 动授权审批控制、采购与付款制度规范控制、采购与付款实施过程控 制、采购商品的验收入库控制、采购与付款合同订单控制、采购与付 款有关记录控制和采购与付款业务的职务分离控制。 (一)请购活动的授权审批控制 请购商品和劳务是采购与付款业务的首要步骤，采购物料的 使用部 门或者仓库部 门负责根据企业物料的需求和库存情况向采购 部门提出来购申请，其他业务部门根据自身的商品需求情况编制请购 单交给仓库或使用部 门的请购人员，由他们 行集中请购。一般来说， 企业对正常经营所需物资物料的采购都会 行一般授权。例如，仓库 部 门可以在现有库存量达到再订货临界点时就可以直接向采购部 门 提出来购申请，其他业务部门也可以对零星的物料需要或正常的维修 工作和类似工作的需要，直接申请采购有关物料。企业请购权限的安 排要视企业的具体情况而定，一般都是由经常发生采购业务并且采购 商品价值和数量较大的部门 行集中控制。 企业会不定期发生设备或价值量较大资产的采购，对于这类 资本性支出和租赁合同的授权审批控制属于例外事项，企业的控制制 度应该作特别授权，在一般情况下只允许指定专门人员提出来购申请。 提出来购申请的过程中，最重要的控制环节是请购单凭证的控制，企 业的请购单可以根据管理的需要采取计算机记录或文件记录的形式。 企业的请购活动会频繁地发生，为了防止出现重复审批采购业务的现 象，企业应该对请购单 行编号控制，由于采购申请的提出分散在各 个部门，很难由企业统一 行编号，但是每个部 门的业务授权人员都 会 行请购单的审核，所以可以将编号的责任分配给各部门有审批权 的负责人，这些负责人定期将编号簿交给内部审计部门 行检查。 企业的各个业务部门应该力求使采购申请业务制度化，要使 采购审批制度层次化，即建立系统性的完备的分级分类分业务性质的 授权审批机制，明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程，保证 所有的采购申请业务都经过规定的审批程序。 (二)采购与付款制度规范控制 采购与付款业务作为企业重要的业务环节，应该使此业务的控制 活动规范化、制度化，所以企业应该制定有关采购与付款控制的规范 和制度，作为采购与付款业务执行的行为准则，在企业各部 门 行推 广。在制度和规范中，至少应该包含以下内容： 1 ．企业 行采购与付款业务活动的控制原则 采购与付款业务是由企业各个部门共同完成的，企业的控制 制度不可能形成单一的标准，这样就限制了各部 门的创造性，脱离了 实际。企业的规范和制度要体现内部会计控制的主要理念，应该把内 部会计控制的相关原则列入其中，这样就能使各部门在制定自己控制 规范和制度时可以把握正确的方向。 2 ．企业采购与付款业务的人员权责安排 企业的控制规范和制度应该说明有关人员和部 门的责任和义务， 这样既有利于采购与付款业务人员明确自身的责任，开展好本职工作， 又有利于员工之间 行相互监督，形成竞争的氛围。企业的人员权责 安排制度是分层次制定的，一般来说，重大的采购与付款业务，例如 重大设备购买决策控制，是由企业的厂长或经理层制定权责分配，而 各部门的采购与付款业务是由部门经理制定人员权限安排。 3 ．企业采购与付款业务的一般程序 采购与付款业务具有鲜明的程序化特征，如果业务活动能够 按照标准流程 行，就会达到非常好的控制效果，而保证业务程序有 效实施的前提是制定有效可行的业务程序规范和制度。企业在制定采 购与付款业务制度 规范的过程中，应该注意的问题有：力求实现控制 程序的完整，将所有的重要环节都包括在内；坚持用最少的资源解决 最多的 问题的原则，注重制度和规范的执行效率；制定过程要发挥民 主决策的优势，充分征求各个级别管理者和普通员工的意见，这是保 证制度规范有效实施和可行性的关键。 4 ．企业采购与付款业务的修正和制度的调整机制