太和－大运会项目—项目访谈记录-外联部-01.docVIP

北京外企太和企业管理顾问有限公司 　 大运会项目团队 第 PAGE 4页 保密大运会人力资源管理咨询项目 保密 ————访谈记录 注意事项： 本文件仅供北京外企太和企业管理顾问有限公司大运会项目团队内部使用。项目团队任何成员未经项目经理允许，不得将本文件中的任何内容告知客户方任何人员。太和顾问大运会项目团队外任何人员只有在经申请批准后方可查阅本文件内容。 访谈基本信息 访谈日期： 2007-11-0 访谈时间： 16：00-18：00 访谈地点： 外联部办公室 访谈记录人 毛桥坡 参与人员： 被访谈者 访谈者 姓名 公司/部门 职务 王昱文 外事联络部 部长 郭旭华 访谈原始记录 基本信息：参加了启动会，对项目的内容比较了解，05年开始一直参与到申办 职责： 对部门职责的认识 还处于磨合和完善之中 大运会是国际性的赛事 体育、教育、外事三大块的结合 市里有专门外事办公室 是一个职能部门，对对外政策的制定和执行的把握，承担了市外事办公室的一部分职责； 外事计划，外事活动的策划和组织 领导的涉外活动、出访 职能性的部门，又是综合性的部门 涉港澳台的外事活动 执行局人员因公出国计划、证照办理、申办签证一系列支持工作 国际大体联、国际单项体育联合会、各大洲的大学生体育联合会、各个国家的体育联合会、国家驻外使领馆。 其他部门需要了解国外的信息和对外宣传都需要外事联络部进行支持和配合 翻译都归口在外事联络部进行 和其他部门配合开展的工作，对外宣传，宣传部的外宣办（国外记者来华采访和港澳台记者的采访活动由宣传部的外宣办负责），开展海外市场的开发，跟国外企业的联系，海外大型活动的组织策划（火炬传递）、国外市场的宣传推介（大运全球行，每年选择一个洲进行集中式宣传） 涉外培训，配合人力资源部，做好员工、志愿者在语言、礼仪、纪律上的培训 接待工作 每年大体联都会来深圳召开相关会议、主动邀请的客人接待、会务组织、住宿餐饮的安排； 赛会期间，运动员、代表团、教练员的接待方案拟定和落实，协调旅行社、旅游局、酒店的合作，协调口岸，办理签证（港澳台签证和大陆签证、器材通关）出入境服务，过境礼遇；设立口岸接待站； 为大体联委员选派助手 创刊《深圳大运》，定向为大体联、市民、城市提交 可以交给其他部门去做的事务：外办； 正在开展的工作及面临的困难 信息汇总编辑整理与传递给执行局、执委会、组委会、市政府，目前正在编制大运外事《》 翻译事宜（法律性的合同、章程、文件、工作计划、执行局的汇报材料、市场开发计划书、活动的报道 、大运会期间的语言服务、每年2次向大体联进行工作汇报和材料制作） 下属机构设置方面 统一领导、分工负责、精诚合作 综合组 涉外的计划起草、涉外的总体协调、活动组织策划和证照办理、日常管理、文字性的工作、档案、内勤、纪律 外联组 分地区来设置岗位 对大体联、单项体育联合会、各洲的联络员（欧洲2、美洲2、大洋洲） 语言服务组 承担一定的翻译工作，有些翻译工作可以外包给专业公司去做 信息编辑组 办刊，撰稿、印制、发行 涉外活动策划组 海外活动策划、火炬传递、海外在深圳的活动接待和策划 礼宾接待组 赛事前后和期间的涉外礼宾的现场服务工作，口岸接待工作，为各个国家的委员选派助手； 注册登记组 发布报名信息、接受报名信息和处理报名、制证 人员配置方面 人员配置必须是外语专业，本科以上 小组设置和人员配备可以逐步到位 外包的事务：文字翻译（口头上的翻译要有本部门来完成）、一般性的接待（旅游） 特殊人才、高级人才的招聘可以采取猎头的方式获取 人员的质量要求很高。语言能力、沟通能力、表达能力、应变能力； 建议收集： 考虑政府的因素，摸透政府的运作模式，吸收企业先进的管理模式 方案形成过程中，要随时跟相关部门进行沟通，审核 事务梳理是岗位设置的基础，交叉性的事务要梳理成熟，重点对核心业务流程进行设定。 需补充收集的文件