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（行政文秘）论秘书应具 备的素质 相、性质和发展规律的活动”[③] 。调查研究是秘书人员重要的业务之一，为了 当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起 草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此， 秘书必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的 能力。 2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。 为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛 的品评力。 3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办 事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚；表达准确；懂得说话艺 术 。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、 礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。 4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和方案， 常常会与现实不太相符，甚至大相径庭；有时会突然变化，把原来的计划和方案 完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，临机不乱，迅速作出决策，一 案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。 5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因 素。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖， 那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相 处当中，而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要”[④] ，所以学习交际艺 术，提高交际能力，并非无足轻重。 还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。 （二）较强的文字处理能力 文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道，人们常把秘书 成为“秀才”，道理正在于此。 “秘书人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际是较高的政治理 论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以 及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”[⑤] 。 秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有赖于长期的、反复 的、刻苦的写作实践 。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到 心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。 （三）熟练掌握办公自动化设备的技能 “随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动 化，所以秘书人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥] 。 这些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、 录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术 。在目前条件下，秘 书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复 印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法 。同时，学会用电脑 起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬 件操作，而且软件编制，成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。一方面秘书队 伍应有一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技 术手段。 二、智能素质 业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因此，秘书人员的 业务素质与他们的智能素质密切相关。 智能素质包括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记忆能力和自省能 力。 （一）完善的知识结构 秘书由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文 笔和敏捷才思的基础。秘书应该具有的这种知识结构主要包括：马列主义基本理 论，毛泽东思想，邓小平社会主义建设理论，国际政治，国内政策，历史，文化， 民族知识，逻辑科学，领导方法，民主集中制原则，决策科学等 。此外，工作经 验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识 。这不是要求秘书人 员对每一门知识都精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要 懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。这种完善的知识结构需要秘书在 日常 搜集整理中要不断学习积累才能完成。 （二）思维能力 人智能的高低，是有思维能力开发程度决定的。所以思维能力的开发尤其要引起 秘书的注意。从秘书工作的角度看，这种思维能力主要包括：语言表达能力，逻 辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力等。 1.语言表达能力。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可 以说，没有思维就没有语言，没有语言也就表达不出思维结果。思维越深刻、越 复杂，越需要语言加以正确表达；词汇越