办公室主管岗位职能职责工作作业流程.docVIP

2.办公室主管 2.1岗位职责 1.负责办公环境卫生维护和行政日常工作处理；2.负责各部门之间协调和维护相关工作；3.对各项制度实施情况进行跟踪，并有效地进行完善；4.负责办公室相关规章制度起草编写、文书整理汇编、资料搜集、计划总结编撰等文字工作；5.负责安排大厦内部会议会务工作及其它活动后勤保障工作；6.负责完善人事管理信息及相关工作；7.负责建立大厦招聘步骤，依据大厦人员需求，制订招聘计划，选择和维护招聘渠道，实施招聘；8.负责办理职员入职离职变更手续。如：发放录用通知、背景调查、签署劳动协议、晋级考评跟踪、职员离职交接等 ；9.负责职员关系建立，并组织新职员入职后大厦企业文化、宿舍管理等相关培训；10.负责做好大厦职员人事档案管理、信息化更新工作，做好档案保密管理； 11.负责职员宿舍管理及相关费用缴纳 ；12.负责大厦报刊杂志订阅；13.负责大厦企业文化组织宣传；14.负责大厦内刊《徕远之光》编辑；15.和完成办公室主任交办各项工作任务。 2.2工作内容 (1)负责制订大厦人事管理制度，起草相关人事工作管理初步意见，设计人事管理工作程序，研究、分析并提出改善工作意见和提议。 (2)负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制，做好大厦各部门相关岗位定员定编工作，结合生产实际，合理控制劳动力总量及工资总额，立即组织定额控制、分析、修订、补充，确保劳动定额合理性和正确性，杜绝劳动力浪费;负责按用人标准配置齐全各类人才，做到人尽其才，合理调配职员到最合适岗位上，做好人才挖掘，引进工作。 (3)责任人事考评、考查工作。建立人事档案资料库，规范人才培养、考查选拔工作程序，组织定时或不定时人事考评、考查选拔工作;负责保留职员人事档案，做好各类人力资源情况统计、分析、估计、调整、查询和人才库建立等工作。 (4)具体负责办理招聘，劳动协议签署或续签。 (5) 负责落实劳动安全保护，参与大厦劳动安全，工伤事故调查，善后处理和赔偿。 (6)负责编制培训纲领，抓好职员培训工作。在抓职员基础普及教育同时，逐步推行岗前培训和技能、业务专业知识培训，专业技术知识和综合管理知识相结合交替教育提升培训模式及体系。 (7) 负责大厦精神文明工作，按期开展各项活动，做好活动策划方案，做好文化宣传工作。 (8) 做好大厦宿舍管理工作，定时核缴水电费，关心职员生活。 (9)按时完成办公室主任交办其它工作任务。 2.3当班工作程序 上岗前自查仪表仪容，做到仪表规范，精神饱满。 早晨08:00到岗，中午13:00—14:00休息，下午14:00工作，跟进当日客房和餐厅关键接待，结束后离开。 08:00—08:10 部门巡视看当日有没有突发工作需要处理。 08:10—08:30 早餐 08:30—08:50参与部门晨会，汇报当日工作计划，提出前一天部门发生问题及需要处理事项。 8:50—9:00查阅招聘网站招聘信息，做好电话回访。 9:00—11:30 14:00-18:00常规性工作处理。 11:30—12:00午餐。 9）18:00办公区及会议室卫生整理。 10）19:00总结当日工作，并做好统计，列出次日工作计划。 2.4具体工作操作步骤 2.4.1职员招聘 1、准备工作： 1）和部门沟通，核实部门预招聘岗位人数及工种等级，结合定编标准，核定预招聘人数报办公室主任。 2）招聘前依据《岗位说明书》确定岗位素质条件、岗位职责、考评方法、薪资。 3）立即检验跟踪筛选应聘简历，必需时主动下载适合岗位需求人员简历信息，电话邀约面试。 4）初试。关键测试应聘人员表示能力、应变能力、团体意识、工作心态、服从意识、学习意识等素质能力。 面试： 面试结束后，由办公室主任、总经理共同确定录用人员名单。 3、录用： 1）通知被录用报到时间、办理录用手续准备资料等相关事宜。 2）建立新录用职员档案，新录用职员办理录用手续时交齐个人资料（身份证复印件3张、一寸照片5张、健康证等相关资料） 2.4.2档案整理 1、大厦档案管理： 1）各部门将本部门协议资料交办公室登记、存档。 2）文员每七天对档案整理一次，将收到资料记入电子目录保留，分类装订成册归档贴好标签。 3）每六个月对档案审查一次，对档案标签及所含资料是否完整进行检验，并对部门绩效考评档案资料进行检验。 4）大厦人员查阅、借出资料由部门经理签字确定。 5）借出公章，由本部门经理签字，大厦总经理审批确定，本部门经理携章随同。 6)薪资福利类保密文件由办公室主任建档保留。 2、职员档案管理： 1）办公室文员将入职后办理全部资料进行整理，建立职员档案。 2）将《新职员考评表》、《晋级考评表》等相关个人资料一并放入大厦职员档案。 3）全部培训评定、奖惩统计、异动统计将存入职员档案。 4）离职职员档案，大厦保留十二个月 2.