2021年人事信息系统管理程序.docVIP

人事信息系统管理程序 目标加强集团企业人事信息系统建设，实现人事资料管理规范化。 适用范围本程序适适用于集团企业全体正式职员（含子企业）和集团本部聘用职员人事资料搜集及人事信息系统建设。 引用文件 GAP2-8《职员工资管理程序》 定义 无。 职责 人力资源部经理负责审批《人事信息查阅申请审批表》。 人事文员负责搜集人事信息系统所必需材料并确保其完整性，编制《职员情况一览表》。 档案文员负责监督、检验人事材料完整性，并责任人事信息系统资料录入、修改，责任人事信息保密。 程序 职员材料搜集 职员基础情况 职员办理入司手续时，人事文员搜集职员个人基础情况相关材料；每个月两次（1日、16日）交档案文员以下材料归档： 职员记录表（附一张一寸相片） 个人简历 身份证、户口本、毕业证书、学位证书、职称证书、结婚证书复印件。 司机及财务人员提供担保书和担保人基础情况材料。 司机还需提供驾驶证复印件。 职员录用和转正材料：职员办理录用、转正及调入手续后，人事文员搜集相关材料，每个月两次（1日、16日）交档案文员以下材料归档： 《职员录用审批表》（见GAP2-3-F3）和《工作安排通知单》（见GAP2-4-F2） 《职员转正审批表》（见GAP2-7-F1）和《转正申请》、《劳动协议书》 相关申请调入企业汇报，行政介绍信，调动工资转移证，调入福田区工作协议书，和金地集团签定调入协议书，招工审批表，职员调动介绍信 接收应届毕业生函 职称评审聘用和考评材料：职员职称评审、聘用和考评材料由人事文员搜集，每个月两次（1日、16日）交档案文员以下材料归档： 初级、中级、高级职称评审表 聘用专业技术职务调查表和聘用通知 年度及聘用期满专业技术职务考评表 内部调动和职务任免材料：人事文员办理职员内部调动及职务任免工作后，搜集相关材料；每个月两次（1日、16日）交档案文员以下材料归档： 《内部调动通知单》（见GAP2-5-F2） 人事调查汇报及职务任免通知 培训材料：每次培训结束后，人事文员搜集以下材料，每季1日交档案文员： 职员参与培训内容、时间、费用、考评 职员参与培训证书、成绩单 民主评议材料每十二个月年底对干部进行民主评议相关材料由人事文员搜集，于每十二个月三月初交档案文员以下材料归档： 个人述职汇报 部门评语 《职业经理人年底考评评议结果汇总表》（见GAP5-3-F7） 职员奖惩情况材料档案文员每个月搜集一次职员受奖励或处分材料归档。 优异工作者材料 业务奖励材料 处分决定、汇报、个人检验。 职员离职材料 人事文员在办理完成职员离职手续后搜集相关材料，每个月两次（1日、16日）交档案文员以下材料归档： 离职审批表和职员离职手续完备单 职员解除劳动协议记录表 调离行政介绍信 停薪留职审批表 离休、退休、退职审批表 正式职员人事资料在职员离职后长久保留，聘用职员人事资料在职员离职后保留三年。 人事信息录入和更新 职称代码表、职务表录入档案文员依据GAP2-8《职员工资管理程序》中要求录入。 政治面貌表和职员状态表录入档案文员按实际分类录入。 部门代表码和工作岗位表录入档案文员按企业机构设置和定岗定编情况录入。 职员个人人事资料录入人事文员将职员入司审核后相关材料交档案文员，由档案文员一周内录入人事信息系统。 职员工作信息录入档案文员凭《职员录用审批表》及《工作安排通知单》一周内录入工作信息。 职员培训表档案文员凭参与培训证书，一周内录入。 职员奖惩表档案文员将搜集到相关职员奖惩内容和发生时间一周内录入。 职员变动人事文员在职员发生职务变动，内部调动，离职，调离，职称评定，岗位变动，学历变动，职称聘用，基础情况变动发生后15日内交档案文员，由档案文员一周内录入变动信息。 查询 在人事信息系统中可做职员个人人事资料查询，职员培训资料查询，职员奖惩资料查询，职员变动查询，职员结构统计等。 企业高层领导、人力资源部经理以外职员查询人事资料，均需填写《人事信息查阅申请审批表》（见GAP2-13-F1），交部门经理审核、人力资源部经理审批同意后，方可查询人事信息系统。 档案文员负责日常查询工作。 编制《职员情况一览表》 人事文员每个月5日将上月新到职员和离职职员进行统计，编制《职员情况一览表》（见GAP2-13-F2）交人力资源部经理审核并修改。 人事文员将修改《职员情况一览表》发送高层领导。 附件 GAP2-13-F1 《人事信息查阅申请审批表》 GAP2-13-F2 《职员情况一览表》 GAP2-13-F1.1 人事信息查阅申请审批表 查阅人部门 查阅时间 查阅内容 查阅人 署名： 日期： 部门责任人 署名： 日期： 人力资源部经理 署名： 日期： GAP2-13-F2