三步写作法管理运筹学.pdf

《管理沟通》 三步写作法 三步写作法由计划、写作和完成信息三部分组成，如表1 所示。 表1 三步写作法 计划 写作 完成 分析情况 适应受众 修订信息 对受众需求要敏感，可 评价内容和可读性，编 确定目的、分析受众 采用换位思考、礼貌， 辑、重写，使之更为简 正面强调和非歧视性语 洁、清晰。 收集信息 言。通过建立可信度和 制作信息 确定受众需求并获取满 树立企业形象构筑与受 使用有效的设计元素和 足其需求的信息 众的良好关系。使用对 适当的排版使之看起来 话语气、简明的语言和 更清楚、更专业 选择正确的媒介 正确的语态来控制风 校对信息 选择最好的媒介传递信 格。 修改排版、拼写和结构 息 错误 组织信息 编写信息 发布信息 确定主题，限定范围， 使用恰当的词汇，帮助 使用选择的媒介发布信 选择直接法或间接法， 你写出有效的句子、连 息；确保所有相关的文 列出内容提纲。 贯的段落。 件都能成功发布。  信息的计划。为了计划信息，首先要通过确定目标和分析受众来分析当前情 况。一旦确定需要怎样来完成信息，就搜集那些能够满足受众需求的信息。 下一步，选择正确的媒介 （口头的、书面的或者电子的）来传递信息。具备 这三个要素之后，就可以组织信息：确定主题思想、限定范围、选择直接法 或间接法以及列出内容提纲。信息的计划是本章的重点。  信息的写作。一旦完成商务信息的计划，就要从敏感性、关系技能和风格方 面来适应受众。对受众的需求要有敏感性，换位思考、注意礼貌、突出正面 效应并使用非歧视性语言。通过建立可信度和树立企业形象来构筑与受众的 良好关系。一定要注意语言风格，使用会话语气、简明的语言和正确的语态。 1 接下来就可以写作信息了，写作时注意措词有力、句意明确和段落通顺。  信息的完成。完成初稿后修改信息，评价内容和可读性，进行编辑、重写， 使之更为简洁、清晰、语法正确、标点合适并且格式恰当。接下来制作信息， 用受众收到的格式，检查所有的设计和版式，使之看起来更吸引人、更专业。 校对最终稿的印刷、拼写错误和其它技术性问题。最后，发布信息，使用个 人和技术的最优组合来发布信息。 一、计划 A. 分析情况  确定信息的目的是告知、说服还是合作  确定在接收信息后受众应该或可能做什么  确保目的有价值和实际  确保时机合适  确保目的对于组织可接受  识别主要受众  确定受众的范围和构成  估计受众的理解程度和可能的反应 B. 收集信息  决定使用正式或非正式的方式来收集信息  发现受众需求  提供所需信息并保证其准确、道德和相关 C. 选择正确的媒介  理解口头、书面、视觉效果和电子媒介的优缺点  考虑媒介丰富度、正式度、媒介限制、紧迫度、成本和受众偏好 D. 组织信息  确定中心思想 