面谈的过程管理运筹学.pdf

《管理沟通》 面谈的过程 一、准备阶段 用于面谈的时间并不能随面试者的喜好与需要而单方面决定，它通常也受到 受试者意愿的约束，大量统计数据表明，面谈的时间一般在30 分钟左右。时间 的约束要求面试者事先做好准备工作，以充分利用宝贵的时间。 面谈前的准备通常包括如下细节： 1. 确立面谈目的 任何有准备的沟通活动，首先要清楚地确定面谈的目的。你若要成功地进行 某个面谈，或者使自己成为一个有效的沟通者，在每次面谈之前先问自己这样一 个问题“我为什么要与那个人谈”、“想要达到什么目的”，是收集新的信息、劝 说、提供建议还是对对方的业绩作评估。你不但需要考虑通过面谈想解决什么问 题，还必须考虑与被面谈者之间的关系如何处理。这个问题解决了，你才可能选 择面谈的策略、时间、地点等问题。 尼基 ·斯坦顿（Nicky Stanton ）提出了面谈的四个基本目的： （1）信息的传播，如教师与学生的面谈，新闻记者与采访对象的面谈； （2 ）寻求信念或行为的改变，如产品推销、训导、劝告、绩效评估； （3 ）解决问题和寻找对策，如招聘面试、绩效评估、申诉、父母与教师讨 论孩子的学习问题； （4 ）探求与发现新信息，如学术团体、社会团体对个例的调查、市场调查、 民意测验、学术讨论和记者调查等。 2. 设计好的问题以鼓励信息共享 问题来源于你的目的，它是在面谈中获取信息的基本手段。任何访谈者都会 提问，只有精心准备的访谈者才能提出有效的问题，从而获取他们所需的信息。 在问题的准备时，很重要的一点是根据被访问者的特点组织语言，要用对方能懂 的语言，加强相互之间的有效沟通，准确传达你的信息。具体在问题设计上，可 采用两种类型的问题：开放式问题和封闭式问题。这些不同类型的问题可以达到 不同的效果，获取各具特点的信息。 开放式问题，如“你的工作干得怎样”或“新的规章对部门士气影响怎样”， 1 一方面可以引出一般性的信息，而且可以让被访者感到谈话过程无拘无束，因为 开放式问题允许被访者自由谈论他们有何感受，他们优先考虑的是哪些问题，以 及他们对某一问题了解多少。另一方面，开放式问题有利于发展沟通双方相互之 间的关系。但必须记住，开放式问题往往回答比较困难，特别是在被访者滔滔不 绝时，话题可能会不着要点。开放式问题也很耗时，频繁使用会使访谈者很难控 制面谈进程。 封闭式问题，如 “你最后一次在哪里就职”或“你是愿意在项目A 还是项 目Z 中工作”，这样的问题有助于引出你需要的特定信息。 封闭式问题限定了被访者可能给出的回答。他们适用于当你时间有限或你想 要弄清开放式问题的某一点信息的时候。下表总结了何时使用开放式/封闭式问 题的建议。 何时使用开放式/封闭式问题的建议： 开放式问题适用场合： ·了解被访者优先考虑的事情 ·让被访者无拘束地讨论他的看法 ·明确被访者的知识深度 ·弄清被访者表述能力怎样 封闭式问题适用场合： ·节省时间、精力和金钱 ·维持、控制面谈的形势 ·从被访者处获取非常特定的信息 ·鼓励被访者完整描述一个特定事件 ·鼓励腼腆的人说话 ·避免被访者泛泛而谈 除了前面两类问题，面谈者在沟通时，要尽量避免“诱导式”问题提问方式。 如，“难道你不认为采用这个方案将会缓解我们现有的压力吗？你和你的同事一 样赞成这项政策吗？”这样的问题，机敏的被访者，不用多久就能猜出你的意图 和想要听的东西。因而你可能会得到有偏的答复，除非你本来就打算和渴望得到 你偏爱的答案。 3. 安排面谈结构 确定了目的，设计好问题后，面谈准备的下一个步骤就是确定面谈内容的结 构。为此，要考虑三件事：面谈指南、问题提问和过渡。 面谈指南是一份关于你想涉及的话题和子话题的提纲，通常在每个标题下列 举一些特定的问题。 2 当你在构思面谈指南的时候，你还需要注意