地产项目公司文档管理制度.doc

PAGE - - 项目公司文档管理制度 编制：技术工程部 日期：2009年 月 日 目的为统一各项目公司的文件归档, 便于文件检索及工作交接，明确项目完工后移交资料内容，完善文件责任制度。 职责技术工程部负责编制、修订和解释，项目公司实施。 内容：文件的归档分类:A册：公司管理规范：上海和一工程管理控制文件一套（A1） 项目公司职责及人员架构表（A2）B册：合同文件：施工合同文件（B1） 监理合同文件（B2） 材料采购合同文件（B3） 合同登记汇总表（B4） 施工合同月报（B5）C册：公司来往文件: 发文：送总公司报告（C01） 发设计院文（C02） 发施工单位文（C03） 发监理单位文（C04） 收文：技术工程部来文（C10） 设计院来文（C20） 总公司来文（C30）D册：监理公司往来文件 《监理人员登记表》及证明资料（D1） 监理规划（D2） 监理细则（D3） 监理例会纪要（D4） 监理备忘录及专题报告（D5） 监理月报及审核意见（D6） 发监理单位文件（D7）E册：与施工单位来往文件 施工组织设计（E1） 施工方案（E2） 工程联系单（E3） 报告及函件（E4）F册：设计变更和工程签证 设计变更（F1） 技术核定单（F2） 工程签证（F3）G册：计划管理 总进度控制计划及评审记录（G1） 施工图纸交付计划（G2） 承包单位进场计划（G3） 甲供材料进场计划（G4） 资金使用计划（G5） 总进度计划（施工单位）（G6） 月计划（施工单位）（G7） 周计划（施工单位）（G8）H册：作业指导书 工程管理指导书（H1） 成本管理指导书（H2） 技术交底记录（H3）Ｉ册：材料设备管理 封样登记一览表（I1） 收（调）料单（I2） 设备调试验收记录（I3）J册：进度款支付 工程进度款审批单（J1） 物资进度款审批单（J2） 扣款通知单（J3） 奖/罚款通知单（J4）K册：会议纪要 公司每月工程例会纪要（K1） 公司现场工作协调会纪要（K2） 甲方召集专题会议纪要（K3） 项目公司内部会议纪要（K4）L册：后勤管理 考勤表（L1） 项目公司固定资产登记表（L2） 其他文件（L3） J册：政府来文（J1） 文件索引目录项目公司文件按上述方法进行分类，每个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对归档文件进行检索。《文件卷目总索引表》列明归档文件各卷目编号及名称，贴于文件夹外，以便于检索；《文件卷索引表》列明本卷归档文件的分类及名目；《文件目录表》作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。 文件夹标签文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号。各文件夹按卷目编号进行排放。 项目公司收文严格按照公司的有关规定执行，项目秘书收文后转交项目总经理助理，由总经理助理判断执行及传阅人员，传阅后须在传阅文件上签字并交项目秘书存档； 项目公司发文需按照发文格式拟稿，由项目秘书统一编号并存档。 项目公司印章由项目秘书统一管理，使用印章必须登记。印章形式见《项目公司印章》 移交公司文件工程完工后在项目公司撤消时，项目公司需将上述十三册内容移交技术工程部或工程档案室。