来访客户接待作业流程.docVIP

来访用户接待步骤 为树立企业良好形象，扩大企业对外联络和交流，加强来访用户接待管理，规范用户业务接待步骤，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节省、对口接待，严格标准，统一管理”标准,来访用户接待步骤以下： 接待前： 当接到用户来访信息时，应落实贵宾基础情况：贵宾国家、贵宾职务、来访具体时间、人数、当地逗留时间、目标和要求等。 员工落实用户行程安排或行程单（包含是否旅游），搞清用户到访时间、航班、酒店住宿要求、是否需要接机、是来进出口企业还是要参观工厂等信息，并提前1-2天通知操作人员，方便安排对应接待。 制作接机牌（假如需要）：应包含贵宾名字，具体样式见(附件1) 接待中： 由机场至办公室，或办公室至工厂路上，和用户进行有礼貌寒暄，能够介绍一下城市情况、风土人情、景点等内容。 A、办公室接待： 1、 接到会议室后，让客人优异入，而且向客人礼貌问候微笑着说 “请进”及伸手示意方向。请客人进入后再慢慢关上房门，跟随进屋。 2、 介绍时，先介绍主人，客人有先知情权，先绍男士后介绍女士，先介绍晚辈后介绍长辈，先介绍位低再位高者。 3、 请客人落座时，如若来宾是一对夫妇，最好让她们坐在一起，而不要分开。 4、 客人落座后，首先应端上茶水/咖啡(依用户所需），假如是盛夏，也能够送上清凉饮品。 5、 客人假如需要会议室或多媒体，需要在用户来之前提前安置好（提前准备工厂宣传片及自制PPT)。 6、 客人假如遇早晨餐时间，需要请示相关领导提前预订何种档次酒店。 7、 洽谈结束，能够依据情况准备企业小礼品赠和关键用户；每次待客结束，全部要以欢迎“再次见面”心情来恭送对方。 8、依据情况送用户至写字楼外、酒店或是飞机场。如有送机，需要陪同用户一起办理好登机牌再道别。能够在用户离境前，打电话道别。 B、需要参观工厂用户安排： 1、依据来访用户关键等级，填写《进出口企业接待联络单》（附件2） 2、相关操作人员填好《进出口企业接待联络单》后，立即交上级领导审核，并以邮件或传真方法报给工厂办公室，联络陈吉光。 3、具体接待工作包含： 向总经办递交来访用户信息及人数，安排电子字幕内容表示欢迎（支持英文）。 是否需要企业派车。 是否需要借款招待。 是否需要会议室及投影设备。 是否需要准备礼品，及特殊礼品采购。 如需安排住宿和用餐，需提前联络并预订（临沭最好酒店：常林国际大酒店，可联络陈吉光；临沂酒店：江泉，沈经理（报力士德）；蓝海：张经理（报常林），并第一时间内通知陪同领导。 4、工厂办公室接到《进出口企业接待联络单》后，会做好接待准备工作。 5、在用户立即到企业之前，最少需提前二个小时（国外用户需要提前一天）电话确定用户抵 达时间和迎接地点，并通知司机准备车辆提前在指定地点接用户上车。 6、负责接待人员陪同用户在企业各项活动安排。 7、如用户需要订返程机（车）票，可直接联络大羽航空：小西（中国外机票）；火车票能够提前网上预定。 三、接待后： 根据行程安排，送走用户后，立即发邮件给用户，一是问候，二是将此次访问双方会谈纪要发给用户，并提醒用户查收，如有遗漏立即补齐。。 接待过程中注意事项： 1、对于用户饮食习惯要了解，是否是穆斯林，是否有忌口等； 2、如在接待过程中需要请相关部门人员帮助或出席时，需提前通知相关人员； 3、当确定来访用户职位等级较高或影响力较大时，需企业领导出席； 4、接待人员在接用户来企业时，出发前应电话通知相关领导，提前做好接待准备； 5、企业人员在给来访用户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去演示厅了解来访用户各项需求和疑问，并立即给协调或处理； 6、假如来访人员较多时，可依情况联络旅行社安排行程，包含食宿。 附件一. WELCOME (此处可插入艺术字体） FROM (COUNTRY) TO LISHIDE 工作联络单 编号： 日期：*年*月*日 联络科室：力士德 总经办 事由及介绍 日程安排 用户人数 用户等级 一般用户，参观工厂 关键用户 VIP 等级用户 接送服务 是 请接用户 要求抵达时间： 请送用户 出发时间： 接客地点： 出发地点： 送达地点： 送达地点： 车型： 车型： 否 不需要工厂接送 会议室 请安排 楼大会议室，需使用 等接待用具。 使用时间： 陪同领导 拟邀请 陪同参与会议 住宿 请于 月 日晚预定 个标准间，宾馆安排在 , 按 星级标准。 吃饭 请安排 月 日中午午餐，标准40元或60元/人。 特殊要求： 礼品 娱乐活动 备注 附件二.