《前台文秘说明书》.docxVIP

景德镇同方科技建设有限公司 职位说明书 ［职位信息］ 职位名称： 行政前台文秘 直接上级职位名称： 办公室主任 颁布单位：办公室 部门：办公室 职位编制：1 批准人： ［职位职责］ 作为公司的窗口岗位，维护公司形象，负责对外接待、日常文件收发及存档、办公用品 礼品的采购和使用管理、固定资产监管、对外活动联络等工作 仍系 仍系］ 夕卜部: ［ 公司各部门 媒体、杂志社 同方总部 物业公司 分公司办公室 社保机构 各股东办公室 办公用品、设备公司 — -设备维修保养公司 礼品公司 餐饮公司 娱乐中心 其他服务行业 ［任职资格］ ［必备任职条件］ ［理想任职条件］ 教育程度： 中专以上文化程度 大专以上学历，文秘和行政管理 相关专业 知 识： 1、熟悉文秘工作 1、熟悉档案管理工作 2、了解基础财务知识 3、具备基本礼仪知识 技 能： 1、熟练使用计算机办公软件 1、具备良好的心理素质，遇事 2、语言表达能力较强 应变能力强 3、普通话标准 2、具有较局的责任感和独立工 作能力 经 验： 1、一年以上行政、文秘工作经验。 年 龄： 21岁-24岁 形 象： 形象及气质较佳，谈吐得体。 职位说明书 ［工作内容］ 权重 (%) 全责/ 参与 ［考核指标］ 1、接听电话、接待来访客人，合理、有序安排会客，提 供相关接待服务。 -完善接待流程，遵守服务守则，保持服务质量； -起立接待来访客人，问清来意，必要时对来访客人信息 进行登记并及时通知相关人员进行接待； -为来访客人提供及时、礼貌的接待服务； -接待工作结束后及时清理接待场地，保持整洁； -接听来电快速应答，礼貌、规范用语，做好电话记录， 及时转达信息。 ?制定应急预案，有效处理突发情况的接待工作。 5 全责 客人粉度达到 95%A上； 关联部门粉度达到 95% 以上； 工作记录完整 考^方法：调查表与自评结 合 2、配合各部门安排公司会议计划，提供会务服务，管理 相关会议用品。 -收集各部门一周会议安排，每周五下班前排定公司下周 会议计划安排，落实会议地点、会议时间、参会人员及 有关会议要求，并确保会议计划安排通知到有关部门及 有关人员； -会议安排有调整和变更时，确保将变更信息及时通知相 关部门及人员，并注意配合调整相应会务服务工作。 ?会前30分钟做好本次会议会务准备工作，包括环境整 理、物品提供及文件资料准备等； ?会议期间，按照会议要求提供会务服务工作，包括每 30分钟提供茶水服务一次等固定服务内容； -会后整理会议室，包括环境整理、电源及门窗检查、借 用会议设施归还检查等工作内容； -管理会议器材、设施，安全保管，建立管理制度、管理 台帐，严格物品借用登记手续，并随时检查保管物品的 使用性； 10 权责 按时、按要求完成会议计 划； 会议安排及通知工作及时、 有效，不发生因岗位责任出 现会议安排有误等问题； 会务服务及时、准确，服务 水平较高，服务对象满意度 95咐上； 会议物品保管有记录， 有管 理措施，符合公司要求； 3、起草、打印公文，收发信函，会议记录，协助完成日 常文件处理。 -配合公文起草、打印工作，按时、高质量完成，并做好 打印文件登记工作； -收发传真，做好登记及发送工作； -担任会议记录，整理会议纪要工作； -收发往来文件，做好文件收发登记工作，收文及时发送 相关部门，发送文件完成后及时反馈主办部门； ?收发信函，做好快递邮件、挂号信及重要信函的登记工 作，并及时发送给相关部门； ?复印管理工作，进行文件复印，并对各部门纸张复印情 况进行登记和统计，方便复印耗材管理。 10 全责 打印公文及时准确；(登记表 上应有接收文时间，完成时间， 文件字数等信息。) 收发文记录清晰可查； 考核万法：发调查表、查登 记表 4、整理日常文件，归档造册，保证公司文件整齐易查、 不外漏、不遗失。 ?收集公司收发文记录、请示批复文件、办公用品、礼品 登记文件、对外发送及接收通知类文件、日常行政人事 管理用表格等日常文档，做好文件登记、分发和保管工 作； -建立文件借阅、借用等管理流程，完善管理手续； 10 全责 档案归档有序； 记录完整、肩效。 考核：查新增加文档的量， 查档案管理是否有序，记录 是否完整  5、收集、整理、归档公司证照资料、合同档案，完善档 案管理系统；管理档案借阅、调出等日常工作。 ?收集、整理公司证照资料、档案文件、合问文档，及 时归档，建立整齐易查的档案库及查询系统； -建立并完善公司档案管理系统； -办理有关档案借阅、调出、复印等手续，监督档案 归还情况，保证档案资料不外漏、不遗失、记录有可追溯 性。 10 全责 文件归档率100%; 管理有序； 存档及时； 记录完整； 考核：查归档目录、查档案 管理记录。 6、米购、保管固定资产，建立固定资广台