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如何利用 Excel 简化会计工作 [摘要]随着计算机的发展，专业化的会计电算化软件也日趋成熟完善， 但并不是所有公司都有能力并适合购置像用友、金蝶这样的专业软件。 这里介绍无论是大公司还是中小型公司都广泛采用的电子表格软件 ——EXCEL，尤其是小型企业可以将其发挥的更淋漓尽致，即不用支付 过多的费用也不需配备专业的会计软件人员。本文通过对比手工记账 方式，总结应用计算机软件 EXCEL 从事会计工作进行会计记账的程序 及过程，简化步骤、使用方便及节省时间、精力和财物等优点。同时， 从实践的角度对 EXCEL 的基本应用，针对会计工作的具体应用进行总 结，并将 EXCEL 中的提供财务函数整理分为三大类。不能忽视的是， EXCEL 软件作为会计电算化工作实现的一种方式，也应注意其较之手工 核算内部控制方式及方法的改变。通过对 EXCEL 使用的不断完善，使 其成为即满足企业需要，又满足行业发展要求，即满足企业内部控制 的要求，又利于外部审计工作的进行。 [关键词] 会计核算 Excel 应用 目前，传统方式下手工作账，对于单据的查找、数据的统计需要耗 费大量的人力、物力、财力并且占用大量的资源。在计算机诞生后,人们 试着研究并开始使用会计电算化软件和电子表格软件进行会计核算。但 专业化的电算化软件成本高、专业性强，小公司无力支付该笔费用或者 第 1 页 共 19 页 既使有能力支付这部分款项却需要配备专业的会计软件人员。会计业务 本身的特点就是要进行大量的计算，大部分工作是对各种表格进行加工、 处理，而 Excel 是非常优秀的电子表格软件，它以其卓越的计算功能成 为我们常用的工具软件，它除了提供一般的电子表格、数据图表功能外， 还提供了各种管理和决策分析的功能。因此，使用 Excel 可以更方便、 准确地处理日常会计业务。我们应用 Excel 建立相应的模板，可实现一 次建立永久使用。即无过多的成本费用的支出，也只是需要会计人员稍 懂电脑即可实现。 一、会计核算程序 通过对传统的记账方式与 Excel 进行会计核算方式的对比，反映以 下几个方面的问题： (一)传统的手工核算程序 手工核算程序包括记账凭证核算程序、科目汇总表核算程序、汇总 记账核算程序以及日记总账核算程序。在手工核算方式下对数据进行的 分类整理是通过将记账凭证的内容按会计科目转抄到日记账、明细分类 账以及总分类账的形式来实现的。各种核算形式的根本出发点都一样， 就是减少转抄的工作量，于是适应不同企业的特点而产生了各种各样的 核算程序。但这些核算形式，只能在一定程度上减少或者简化转抄工作， 而不能完全避免转抄。同一数据的多次转抄不仅浪费时间、精力和财物 第 2 页 共 19 页 （存储纸张等），而且还易造成错误，为了减少这类错误则必须增加一些 核对工作，如编制试算平衡表、进行明细账和总账的核对等。 (二)Excel 进行会计核算时的程序及过程. 在使用 Excel 进行会计核算时，登账的环节完全可以取消，即平时 不记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账以及总账，只将记账凭 证保存在一起，在需要的时候对记账凭证按会计科目、日期等条件进行 检索、编辑直接输出日记账、明细账、总账甚至会计报表。由于计算机 处理速度相当快，因此检索和编辑的时间都很短，能快速得到各种账簿 和报表资料；另一方面由于计算机不会发生遗漏、重复及计算错误，因 此某些手工方式下的核对环节不复存在。 使用 Excel 进行会计核算的过程如图所示： 从图可知，使用 Excel 进行会计核算包括以下几个过程： 1、编制会计分录表。根据实际发生的经济业务编制生成会计分录表 （即记账凭证表），并对此进行审核。 2、生成科目汇总表。将会计分录表中所有具体相同一级科目名称的 科目汇总生成一张科目汇总表。 3、编制调整分录表。在编制现金流量表时需要按现金产生的原因调 第 3 页 共 19 页 整会计分录表中有关科目，即将现金区分为经营活动现金、投资活动现 金和筹资活动现金，调整后生成一张“调整分录表”。 4、生成会计报表。根据调整分录表和科目汇总表生成资产负债表、 利润表和现金流量表