公司商务接待流程及标准(精).pdfVIP

公司对外接待管理办法 一、目的 为树立公司良好形象 ,扩大公司对外联系和交流 ,本着 “热情礼貌、服务周到、厉 行节约、对口接待 ,严格标准 ,统一管理 ”的原则。 二、范围 本标准适用于公司各种接待工作。 三、管理 行政事业部为公司接待工作的归口管理部门 ,负责接待工作的安排和管理 ,拟定 重要来宾的接待计划 ,协调相关部门落实接待任务 ,提供后勤保障 ;公司各部门、分子 公司在接到重要来访预约后 ,可报行政事业部 ,并协助拟定接待计划 ,需公司领导出 面、行政事业部协调的重要接待 ,应提前 2 天告知行政事业部。 四、计划与准备 (一行政事业部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时 ,对来宾接待 ,应了解 来宾基本情况 :来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。 在这基础上拟定接待计划 ,排出日程安排表 ,酌情安排接待标准。 (二行政事业部根据来宾情况按计划通知参加会晤的 领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 (三行政事业部据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店 ,酌情安排酒 水、香烟、用餐标准 ;提前按接待标准预约好来宾下榻酒店 ,酌情在房间内准备相关 资料水果、香烟等。 (四行政事业部可根据特殊情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项 目。 (五因特殊会议需要行政事业部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设 备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员 ,并邀请新 闻媒体和草拟新闻通稿 ,安排摄影摄像等。 (六行政事业部根据情况安排接待所需车辆 ,保证车辆清洁 ,安全性能良好 ,司机 车辆听从行政事业部和主接待人员协调安排 ,统一调度。 (七行政事业部根据情况提前购买车票及机票。 五、接待标准 一级接待标准 : 陪同人员 :董事长兼总裁、监事长、执行总裁、首席技术官、执行副总裁、行 政总监 (一迎接 :总经理、副总经理、办公室主任在高速路口、机场、车站迎接 ,注意把 握迎候时间 ,提前等候于迎接地点 ,接待人员引见介绍主宾时 ,要注意顺序 (遵守介绍 时 的先后次序。正规的做法 ,是要先介绍身份较低的一方 ,然后再介绍身份较高的 一方。即先介绍主人 ,后介绍客人 ;先介绍职务低者 ,后介绍职务高者 ;先介绍男士、 后介绍女士 ;先介绍晚辈、后介绍长辈 ;先介绍个人 ,后介绍集体。在接待外国来访者 时,若宾主双方皆不止一个 ,则为其双方进行介绍时 ,要先介绍主人一方 ,后介绍来宾一 方。不过在介绍各方人士时 ,通常应当由尊而卑 ,按照其职务的高低 ,依次而行。来访 时主人先伸手表示欢迎。告辞时 ,待客人先伸手后 ,主人再相握。握手的力度以不握 疼对方的手为限度 ,初次见面时 ,时间一般控制在 3 秒内。介绍时就把身份、地位低 的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。 (二参观 :总经理、副总经理、办公室主任陪同 ,由行政总监沿途介绍本市基本情 况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。 (三座谈 :公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适 ,将 公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领 导席签、横幅、欢迎牌、指示牌