纠纷解决指引.docx

指引文件 一、资料保管 1、凡是跟工作相关的内容都需要留底，经办部门需要妥善保管工作 内容涉及到的底单， 以备诉讼或者处理争议所需。 例如以公司名义出 具的函件、寄件底单、出现争议后谈话内容、书面沟通材料等。具体 而言，需要根据起诉方的诉讼请求来确定需要什么材料。 2、凡是法务介入的争议，经办部门需将自行处理内容、结果以及外 部争议方通过书面方式发送给公司的材料等及时通知法务部门， 包括 邮件或者书面材料的往来等， 法务需要及时掌握争议或者潜在争议处 理的进程。 3、遇到公司法务部意见与经办部门意见不一致的情形，双方应采用 小范围会议的方式确定，必要时上报共同上级决策。 二、文书接收、办理程序 （一）法院文书接收及处理程序 1、公司接到案件后，负责收件的人员应及时（最迟不超过 1 个工作 日）将案件材料转交法务部，并说明案件接受的基本情况。 2、法务收集证据期间，经办部门业务负责人应及时提供涉及其工作 内容的全部材料，全面提供案件涉及的信息。 （二）外部文书接收及处理程序 1、以EMS方式寄送到公司地址的文件，接收人员时间首先应查明EMS 文件袋写明的文件内容是什么？如果是涉及解除合同通知函、 法律意 见书等与法务有关的文件，请咨询法务人员后确定是否接收。 2、法务明确表明不接受的文件，请经办人员按照法务指引将文件退 回。 二、对外文件送达、存底、 1、对外法律文件指以公司名义向公司系统外的任何一方或几方作出 的涉及财产、公司商业秘密、知识产权、权利义务、要约承诺以及其 他与公司财产、 名誉、经营管理相关的会产生法律经济风险的书面文 件。 2、原则上公司对外涉及法律文件在正式发出前，必须经过公司法务 部审核，但下列文件除外： 1）按照固定程序向政府部门报备的文件，视情况一般不需要审核； 2）业务流程内一般性文书； 3）社交、礼仪性文件。 3、对外文件送达方式 1）邮寄送达 A.通过EMS邮寄，万不可为了省钱发普通快递； B按对方在合同中或以其他书面方式预留的地址、 收件人或其身份证 上的住址、姓名寄送，准确填写，并在投邮时要求保留回执（妥投凭 证）； C写邮单时应在上面标注所寄文件全名（如“房屋交付通知书”、“解 除商品房预售合同通知书”等） ；（或者采用） D.寄件人处一定要填写发函人本人或发函单位信息，不可只写代寄人 姓名； E.发函件内容，应制作一式两份（最好盖骑缝章），寄出一份、留存 一份，且寄出的那份应留存复印件； F发生退件，万不可拆封，应原封保存以备发生纠纷时作为证据提交 后由法官当庭拆封，确保其效力。 2） 数据电文送达 合同中明确约定负责人邮箱、企业邮箱、传真的，除邮寄送达外 还需采用发送邮箱、发送传真方式送达。 3） 当面送达 受送达人是法人或者其他组织的， 按照合同约定的地址送达， 应 当由法人的法定代表人、 其他组织的主要负责人或者该法人、 组织负 责收件的人签收。