医院档案管理工作规定.doc

医院档案管理工作规定 1.总则 1.1为加强医院档案管理的规范化、科学化，提高档案工作质量，维护档案的齐全完整，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称档案法）、《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称档案法实施办法）和《山东省档案条例》等法律法规和规章，结合医院实际情况制订本规定。 1.2本规定所称档案，是指医院在党政、医疗、护理、科研教学、预防保健等各项工作中形成的各种有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是国家档案的重要组成部分。 1.3医院的档案工作是医院的一项重要基础性工作，将档案工作列入医院发展规划和工作计划，建立健全档案工作机构，配备专兼职人员，加强档案工作经费及设备保障，使档案工作与医院整体工作同步发展。 1.4医院档案工作，依据国家有关档案工作法律法规和方针政策，服从和服务于医院的建设和发展，确保档案完整、准确、系统、安全。 1.5加强电子档案管理，积极开展电子文件归档和档案数字化工作；推进档案信息化建设，实现档案资源的共享。 1.6医院档案工作实行集中统一管理原则。接受上級有关部门的监督和指导。 2.档案管理机构和职责 2.1医院设立综合档案室，建立由档案部门为中心，由医院分管领导、各部（室）负责人和兼职档案员、文书人员参加的档案工作体系。 2.2医院办公室为医院档案管理的主管部门，负责对医院档案实行统一管理和业务指导。 2.3各部门、科室负责人为档案负责人，应对本部门或项目归档文件的完整、系统负责；各部门或项目承办部门文件材料的形成者应负责积累文件，对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；部门或项目的兼职档案人员应负责收集、整理应归档文件，对整理质量负责。 2.4医院办公室档案管理员和各部门档案管理员（兼职）均为医院的档案管理工作人员，应保持相对的稳定，各部门专（兼）职档案管理员名单须报医院办公室备案，如有变动须及时通知医院办公室。 2.5档案管理员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。 2.6档案管理员应当忠于职守，遵守医院《档案管理规定》和《保密规定》，保守医院秘密，不得向其他人员泄露档案内容。 2.7贯彻执行国家档案管理的法律法规和医院档案管理制度、业务规范和技术标准；制定医院档案工作制度，监督指导医院各部门的文件积累和归档工作；集中统一管理医院档案，开发档案资源，提供档案查询利用；负责医院档案信息化工作，开展档案网络化服务。 3.档案的接收和整理 3.1医院档案实行文件处理部门立卷制度。各部门、科室及项目的专（兼）职档案管理人员按照本部门、科室档案材料的归档范围，将办理完毕应当归档的各种形式和载体的文件材料收集和整理，在规定期限内向本院档案管理机构移交归档；保证齐全完整，并办好交接签收手续。任何个人或者部门不得据为己有或者拒绝归档。 3.2凡是医院发出的公文（含原稿、正文和附件）一律由医院办公室统一收集管理。 3.3一项工作由几个部参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集、归档。 3.4医院与外单位签订的合同或协议，在用印时即按合同约定的份数收取归档。 3.5召开的各种重大会议，由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像材料等向医院档案室移交。 3.6其他声像档案的收集随立档部门其它载体形态的档案同时归档（归档的声像材料均须为原版、原件、照片含底片）。 3.7医院档案室严格按照归档要求检查验收归档文件。对不符合归档要求的，提出意见，退回归档部门重新整理并限期归档。对不按时或者不按要求归档的，及时督促并定期通报归档情况。 3.8医院档案室根据不同类型档案的特点，科学设置分类方案。分类应当保持前后一致，不得随意变动；根据分类方案，对接收归档的档案进行分类编号，编制检索工具。 3.9归档部门和档案室根据保管期限表，准确地划定档案的保管期限（具体内容见《XX区人民医院档案归档范围和保管期限表》）。 4.档案保管与统计 4.1加强档案基础设施建设，改善档案保管条件，配置足够的适宜安全保存档案的专门库房和装具。库房、档案工作人员办公室、阅卷室、档案整理室、数字化处理用房、机房等按要求分设。 在日常档案管理工作中，采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防光、防污染等措施，确保档案的安全。库房内不得存放与档案无关的物品，库房周围不得放置危害档案安全的物品。 4.2医院档案室对接收的档案分类保管，做到排列有序、标识清晰、便于查找利用。同一内容、不同载体的档案根据不同的保管要求，分别保管，并相互注明参见号。 4.3对涉密档案根据不同密级采取有效措施，加强管理和保护。绝密档案应当指定专人、配备专柜保管。 4.4医院档案室定期检查档案保管状况，对破损或者变质的档案应当及时修补、托裱、复制或者作其他技术处理。 4.5医院档案室建立