材料采购管理作业流程综合项目施工单位.docVIP

材料采购管理步骤 为确保工程顺利完工，便于系统统筹材料采购工作，提升工作成效，特编制本步骤。本步骤适于企业全部建厂工程项目，包含企业新建、扩建、改建等工程项目标整个采购系统。 第一章 材料请购步骤 第一条、为了避免因物资请购程序不规范而造成物资不能立即正确到位，避免因物资请购计划统计不正确而造成采购成本增加及材料浪费现象，特制订本步骤。 第二条、常规物资请购。工程建设常规物资包含：基建类物资、装饰类材料、水电安装类材料、设备类等。项目部需依据项目标实际进度合理排物资具体到场时间，再依据采购多种材料需要协议谈判、评审、签署周期及供货周期（多种材料供货周期详见附件），计算出材料需提交请购计划时间。见表01； （一）、请购计划表填写、审核 成本部门或项目部提前提交材料计划给采购部门（计划表格式见附件），企业总经理或总工程师审核材料计划（审核时间需在3天以内），如审核不经过需立即让成本部或项目部重新提交。如审核经过，采购部对成本或项目部提交材料请购计划单进行登记并存档，并将此计划单内容转换成“材料请购单”格式，填写××项目材料（设备）请购计划表（由成本部或是项目部申报，表格式见附件），并由总工程师、项目经理、总经理和成本经理审核签字后提交财务。见表02； （二）、请购计划表内容 （1）项目部需在请购计划表中正确填写所要请购物资名称、规格型号、单位、数量、计划到货时间等。 （2）对于请购物资必需符合XXX标准须在请购单上注明完整，必需时可附有说明、图纸等，以做为采购和验收时标准。 （3）请购单上文字、数字、字母等需填写清楚，尤其是易混淆字母（如C、O）、数字（如1、7）等， 要确保她人能够识别清楚。 （4）项目责任人在请购单上签字后应注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜杠。 （5）请购单上填写日期需和提交时日期一致。 （6）请购单一经总经理、总工程师签字后，则不得涂改或加入新内容。 （7）对于有样品，供给商须将样品提交到对应采购人员手中，收样人应确定“已收到样品”，且留存于企业办公室人员专员保管。 （8）对于特殊紧急情况，请购部门可直接填写请购单，经企业总经理签字后，交付相关人员实施采购。 （9）请购单上到货期限需符合材料采购周期。 （10）请购部门须合适注明请购物资用途及使用部位（含有保密性质除外）。 （11）不能出现反复请购，标准上在同一采购周期内不能出现同一物资出现两次或两次以上请购。 第三条、固定资产类物资请购。项目部要提供有企业相关领导审批同意文字材料（如申请汇报等）。电脑及其配置类物资请购：各部门在请购电脑及其相关软、硬件配置时，在按通常类物资请购程序办理同时，还须同时提交经总经理审批同意文字材料（如申请汇报等）。 第二章 采购协议谈判、编辑、审核步骤 第一条 协议谈判 在和用户谈判之前，主谈人员必需做好详尽谈判计划，使用规范表格做成洽谈备忘录，立即统计洽谈内容； 所谈物资含有较强专业性、技术性时，必需邀请相关技术人员参与谈判，并对相关技术参数签字确定； 不管何种物资，标准上杜绝独家投标，必需找至三家以上用户进行投标、洽谈，特殊情况需报批。企业战略用户不需货比三家。 所谈供给商为新用户时，则应要求其必需提供相关证件（营业执照、税务登记证、生产许可证、法人代表签字委托书）。 我方协议谈判人员须向对方认真讲解我企业协议文本相关条款； 第二条 协议起草 采购协议应清楚说明采购产品名称、产地品牌、型号规格、技术要求、价格、交货时间、交货地点、交货方法、付款、检验和违约索赔条件等内容，并要求采购产品不合格时，供货方应负担义务； 买卖双方单位名称要做到“四一致”（乙方单位全称、落尾、图章和营业执照）； 若因技术、质量约定条款较多无法在主协议上表述清楚时，要单独以协议附件形式签署； 协议上全部栏目全部必需认真填写，若有些栏目不需填写时可用“/”替换； “协议产品清单”中单位栏填写应符合现行国家计量标准，不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不规范词语填写，累计金额栏应用规范大写文字填写； 所谈对方是个体户时，乙方名称中必需填写对方身份证号码，并附有身份证复印件； 第三条 协议审核 （一）项目完成协议谈判后，需按要求将预审资料先提交企业采购科预审后再报总经理预审，提交协议预审资料必需齐全，包含： 1、协议电子版 2、三家单位具体比价表（协议金额较大需提供三家单位盖章后报价单、营业执照、资质证书等相关法律文件）； 3、协议签字、盖章页（需明确日期）； 4、有各采购责任人、项目经理、总经理签字协议评审表扫描件（协议评审表上信息须认真填写完整，真实有效。如：中标和竞标单位名称、联络人和联络方法、中标原因等，其中联络方法必需有固定电话和手机号码，缺一不可，评审表中甲方谈判人需明确）； （五）、采购处采购员为各项目部谈判、签署协