装饰设计公司公文审批签发管理制度.docx

装饰设计公司公文审批签发管理制度 第一章 总则 为加强公司公文发文管理，提高发文的准确性，使发文工作程序化、制度化，特制定本管理办法。 本管理办法适用于AA装饰公司各部门。 公文发布审批 需经总经理办公会讨论的文件： 总监、经理、主管的聘任与解聘； 年度经营计划及实施方案； 公司管理制度； 薪酬调整方案； 机构变动实施方案； 员工处罚或奖励决定； 其它决定。 经总经理办公会讨论的文件，由总经理签发。 其它文件由部门草拟，部门经理审核，主管总监签发。 公文格式 公司所发公文，由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。 发文部门应当书写全称或规范化简称。联合发文，主办机关应排在前面； 秘密公文承办单位应分别标明“绝密”、“机密”“秘密”，一般可用代号（A、B、C）标注，“绝密”、“机密”、公文应标明份数与序号； 紧急文件承办单位应当标明紧急程度，并注明办理时限； 发文字号应标写准确，联合发文只标明主办机关的发文字号； 上报的公文，应当在首面注明签发人姓名； 公文标题。应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般则用标点符号； 公文附件应在发文机关、成文时间之前，正文之后注明附件和顺序； 成文时间以公司领导签发的时间为准。签发人没写签发日期，承办部门应当请签发人补填签发日期； 文件应标注主题词，上报的文件应按照上级机关的要求标注主题词； 文字应从左至右横写、横排； 文件的主题词和抄报等标注应写在正文之后（有附件和批件的应在附件和被批件的末页）。 公文用纸一般用A4型纸，左侧装订。 行文程序 所有以公司名义印发的文件，一般由行政总监审签。涉及公司全局工作的重要文件，由总经理签发。 各部门因业务需要须办理向政府等社会有关部门“请示”、汇报“等文件、材料、议题时，必须经总经理办公室审核，总经理审批后办理，不得越级“请示”、“汇报”。 总经理办公室、财务部、等以部门名义向外行文的由分管副总审签，内部行文由部门经理审签。 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，如需同时报送其他部门，应用以抄送形式，但不得抄送下级部门。 公司行文，须由总经理办公室统一加挂文号，成文后总经理签发的底稿连同第一稿（复印件）存档。 公司的文件主要分为以下几类 一、《AA装饰公司文件》，编“金企字[200××]××号”字号。用于对外行文，请示汇报工作；发布总经理办公会议研究决定的重要事项以及需要公司各部门或全体员工认真执行的重要制度、规定、意见等； 二、《AA装饰公司》，编“金×发[201×]××号”字号。属内部文件。用于内部行文，处理公司日常经营管理中的事务。括号内按文种分别加注“通知”、“决定”、“纪要”、“报告”等。发文字号按部门简称编写，联合行文，一般只标明主办部门的发文字号。各部门简称如下：总经理办公室：行政方面—“行”；人事方面—“人”，财务部—“财”，零售店—“零”，大系统—“大”等。 三、用于与有关方面、有关部门的工作联系，或转达不宜用正式文件形式传送的事项等文函，用“苏州AA装饰设计有限公司”文头的信笺，编“金×函[201×]××号”字号，“×”为各部门简称。制发便函，可以不编字号，只加盖公司印章即可。 第五章 公文办理 第十四条 公文的办理分为收文和发文。收发包括传递、签收、登记分发、拟办、批办、催办、立卷、归档、销毁等程序。 第十五条 需办理的公文。总经理办公室（文秘）应及时提出拟办意见送高级管理人员批示，交有关部门办理，紧急公文应提出办理期限。 第十六条 承办部门应抓紧办理批办的工作内容，不得延误、推诿。不属于本部门职权范围的或不适宜由本部门办理的，应当迅速退回总经理办公室。承办事项涉及其他部门的，承办部门应及时主动与相关部门协商处理，或向分公司总经理、总监汇报，请求分公司总经理、总监协调办理。 第十七条 各部门的文件、材料及以局面形式反映的情况、问题等，通过总经理办公室送高级管理人员阅示的，由总经理办公室负责查收，传达批示精神。 第十八条 高级管理人员批示或交有关部门承办的公文，文秘人员要及时填发《催办、查办单》负责催办、查办、紧急公务要跟踪催办、查办，重要公务重点催办、查办，一般事物定期查办。 第十九条 密级公文需要翻印的，必须经总经理批准后，注明翻印部门和传阅范围后办理。 第二十条 传递密级公文，必须采取保密措施，用计算机传递必须有加密装置，绝密公文不得使用计算机传递。 第二十一条公文的草拟、修改、签批，必须用符合要求的钢笔、碳素笔，不得使用铅笔、红笔和圆珠笔，也不得在文稿装订线外书写或批字。 公文制定程序 第二十二条 文件制发程序一般包括拟搞、审核、签发、编号、校对、盖章、装订、分发、存