outlook日历发布和会议管理规则.docxVIP

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OUTLOOK日历发布和会议管理规则 日历发布规则: 所有的有电脑的员工,都要通过 outlook 发布自己的日历安排 一般性要求月末的时候发布下月的整个的工作计划,详细的工作计划不少于一周 日历的安排中要包含:时间,地点,人物,事件 员工必须共享自己的日历信息给自己的直属上司,以便于领导做工作的安排 与工作有关的计划,必须完全共享;但个人私密的的约会或事件,允许加上私密的 标志(不共享) ,以保证员工的隐私。 员工应及时更新自己的最新进展。 (对于经常出差的员工,要及时用电话、邮件和 自己的直属上司保持联系,并更新进展。 ) 会议管理规则: 会议发布规则: 1) 必须通过 outlook 中的日历会议使用功能,用其他形式发布的会议邀请,员工 有权利对此置之不理。 2) 会议的邀请必须包含以下的内容: 会议议题,时间,地点,主持人,记录人,参与人员。 3) 会议邀请内必须含:必须出席人员,和不必须出席人员。必须出席人员,如果 不能参加此次会议的, 那么这个会议经过审批就不能召开。 必须另择时间。 不 必须出席人员, 不能出席的此次会议的, 必须有指定代理人参加, 知悉会议的 内容和决议。 不必须出席人员, 如果自己不能参加, 同时没有指定代理人参加 的,视为默认此次会议的所有内容和决议。不能有任何非议。 2. 会议等级: 1) 集团级别的会议2) 子公司级别会议3) 分公司级别会议为重要会议) ,一般应提前一周发布会议信息。 中等重要会议) 1) 集团级别的会议 2) 子公司级别会议 3) 分公司级别会议 4) 员工自己的商讨:可根据自己的日历进程,适时进行。 会议场地安排: 1) 主要通过 outlook 的功能查询,会议室使用情况,做到先申请先得到。 2) 如果会议场地冲突,请人事部门(专员)协调 3) 两场会议之间的间隔,最小要 20 分钟,前 10 分钟留给上一次会议收尾,后 10 分钟留给下一次会议准备。 会议的接受,拒绝和暂定规则 正常工作日内,会议已经发布,会议信息接收人员,必须在以下时间内作出响 应: A.集团会议:2天(即48小时内) B. 子公司会议: 1 天(即 24 小时内) C. 分公司会议: 2 个小时内 非上班时间内 (国家法定假日,请假期间 ),会议组织者一定要电话通知与会者, 并得到是否参加会议或指定人参加会议的信息。与会者可通过手机电话等方式 请假。 会议响应形式包含:接受,拒绝,暂定,建议时间等回复方式 具体回复方式的使用规则: A. 接受,一旦接受会议,就必须参加此次会议。 B. 拒绝:拒绝会议必须有正当合理的理由 C. 暂定:必须有合理的理由,并在会议之前更改自己的状态。 集团会议:至少提前 2 天 分公司会议:至少提前 1 天 子公司会议:至少提前 2 个小时 D. 建议时间:如果一次会议的邀请,有超过 60%的人接受或者同意,那么除 非必须出席会议不能参加,此次会议将不再更改时间。

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