文书立卷归档管理制度.pdf

文书立卷归档管理制度 一、总则 为规范本公司文书立卷工作， 加强公司档案管理， 特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的 文字材料。 三、管理部门 1．文书结案后，原稿由办公室归档，经办部门根据实际需要留 存影印本。 2 ．公司档案分类目录及编号原则，由公司办公部门统一制定。 四、文件点收 文书结案后移送归档时，应根据如下原则进行点收。 1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查归档。 2 ．如要抽查文件，应有管理部门主管的签认。 3 ．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。 4 ．与本案无关的文件或不应随案归档的文件， 应退回经办部门。 五、文件整理 点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。 1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以 左方装订为原则。 2 ．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订文件则对 准左上角，理齐钉牢。 3 ．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、 折叠，使其整齐划一。 六、档案分类 1．档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、 大类、小类三级分类。 先按部门区分， 然后依档案性质分为若干大类， 之后在同类中依序分为若干小类。 2 ．档案分类应力求实用。如果三级分类不够用，须在第三级之 后增设第四级“细类” 。 3 ．同一小类（或细类）的档案以装订于一个档夹为原则。如档 案较多，一个档夹不够用，可用两个以上的档类装订，并于小类（或 细类）之后增设“卷次”编号，以便查找。 4 ．每一个档夹的封面内首页应设“目次表” ，档案归档时依序编 号、登录，并以每案一个“目次”编号为原则。 5 ．档号的表示方式为： A A —B B C C D —E E ；其中， A A 1 2 1 2 1 2 1 1 2 1 2 为经办部门代号， B1B2 为大类号， C1C2 为小类号， D1 为档案卷次， E E 为档案目次。 1 2 七、档案名称及编号 1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分 显示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。 2 ．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进位阿拉伯数字表示， 其位数视档案多少及增长情形斟酌而定。 3 ．档案分类的各级名称确定后，应编制“档案分类编号表” ，将 所有分类的各级名称及其代表数字编号， 依照一定顺序依次排列， 以 便查阅。 4 ．档案分类的各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大 规模或业务增多时，随时增补。 5 ．档案分类的各级名称及其代表数字一经确定， 不宜任意修改。 如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订“新旧档案分类编号对照 表”，以免混淆。 八、档号编订 1．对于新档案，应从“档案分类编号表”中查明该档案所属类 别及其卷次、目次顺序，以此编列档案号。 2 ．档案如需归属前案，应查明前案的档案号并以同号编列。 3 ．档案号以一案一号为原则，如有一档案叙述数事或一案归入 多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。 4 ．档案号应自左向右编列，右方装订的档案，应将档案号填于 档案首页的左上角，左方装订者则填于右上角。 九、档案整理 1．依照目次号顺序以活页方式将归档文件装订于相关类别的档 夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便查阅。 2 ．档夹的背脊应标明档夹内所含档案的分类编号及名称，以便 查阅。 十、保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本公司特定规章外， 依下列规定 办理。 文件保存期限规定 保存期限