私募基金管理人档案管理制度.pdfVIP

（公司名称） （公司名称） 档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强本公司档案管理工作 , 根据《中华人民共和国证券投资基金 法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》 、《私募投资基金管理人内部控制指引》 等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。 第二条 档案是公司及各部门在各项工作中形成 , 具有参考利用价值、进行分 类集中保管的文件材料。 第二章 归档范围 第三条 公司档案分为以下几种 : （一）公司级证件 （二）法人治理结构 （三）公司文书档案 （四）基金交易及基金清算 （五）投资人信息 （六）投资者适当性文件 （七）合规风控档案 （八）行政物业文档 （九）信息系统 （十）合同类 1 / 3 （公司名称） （十一） 会计档案 （十二） 人事档案 （十三） 声像档案 第三章 档案管理的组织和分工 第四条 财务部是负责公司档案管理工作的部门 , 职责是 : （一）负责收集、整理、保管和统计公司的档案资料； （二）督促指导公司各部门和有关人员把应归档的文件材料正确归档 , 检查 其落实情况； （三）办理档案的借阅 , 做好档案利用服务工作和日常管理工作； （四）公司应该妥善保存私募基金投资决策、 交易和投资者适当性管理等方 面的记彔集其他相关资料 , 保存期限自基金清算终止之日起不得少于 20 年； （五）应定期进行档案的鉴定，对已超过保管期限的档案 , 提出存毁意见； （六）各部门要配备兼职档案 ( 文书 ) 管理员 , 负责部门档案材料的收集、整 理和保管 , 按规定时间及时向档案室秱交归档； （七）公司财务会计档案和统计档案由财务部负责保管； （八）合规档案由合规部门指定专人保管。对机密材料采用密封归档方式； （九）基金交易及基金清算的资料属机密档案 , 由基金部指派专人进行管理； （十） 自行保管档案的部门应建立科学管理制度 , 便于档案利用。 第四章 归档方法 第五条 文书档案的分类可采用多种方式 , 可根据实际情况灵活掌握 : （一）按文件的不同性质分类 ( 会议文件、外来文件、外发文件、公司 2 / 3 （公司名称） 内部文件 ); （二）采用保管期限分类 , 即同一保管期限、同年度的文件材料集中排 列在一起 ; （三）同一部门的文件材料集中排列在一起 , 按件装件、管理 ; （四）业务档案按事件分类 , 同一事件相关的文件资料集中管理 ; （五）会计档案应区分年度 , 按报表、帐簿凭证分别整理立卷 ; （六）音