秘书服务员事务的工作程序.docxVIP

PAGE1 / NUMPAGES1 秘书服务员事务的工作程序 随行事务有多种类型，如与领导进行业务调研、参加领导会议、谈判、出国出差(出县、出省、出国家)。考勤事务往往内容不同，时间短，但工作程序大致相同。以随行领导视察为例，其工作程序大致可分为三个阶段：1.准备阶段领导决定出访时，秘书在出发前要做好充分的准备，包括思想、组织、物资、信息准备。(1)心理准备。秘书要了解出差的意图和目的；访问的内容和重点；邀请单位和对象；参与访问的相关人员；访问的一般日程安排；希望邀请单位做一些准备工作等。(2)组织准备。秘书要做到以下几点：(1)根据领导的指示，拟定来访计划；通知有关部门确定参加参观的随行人员名单，并组织分工；组织全体人员参加筹备会议，听取领导对筹备工作的指示，研究有关文件，安排具体任务；发布参观计划和日程安排；联系邀请单位做好准备。(3)数据准备。秘书应收集：邀请单位的历史沿革、领导班子、当前工作公布和评估数据；与出国访问相关的领导指示性政策和规范性文件；与中心参观内容相关的理论和典型经验信息；关于地理、气候、交通、当地条件和风俗的信息。(4)材料准备。秘书要带：办公用具、常用药品、差旅费、相机、录音机等文具。2.参观舞台(1)做好组织安排。领导出差必然会采取考察商品生产现场、召开座谈会或个人走访的形式。这就需要陪同秘书安排好时间、地点和相关人员。无论什么样的活动，陪同秘书都要做好记录，以备后期分析研究。秘书的所见所闻应该及时准确地向领导汇报。(2)主动提建议。在走访阶段，陪同秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。(3)及时联系企业。领导出访期间，秘书要及时与原企业沟通信息。比如用通讯工具及时通知企业即将离任的领导的活动，让企业的留守领导掌握即将离任的领导的状态。同时要从企业内部获取信息，让离任领导及时了解领导的重要指示和原企业的工作动态，保证领导消息灵通，便于不间断指挥的实施。(4)处理好日常事务。陪同秘书应主动处理日常事务。遇到人员、时间、地点等方面的矛盾时。在组织安排上，要主动协调，力求事半功倍，提高效率。也要尽可能保证领导的生活和休息，让他们身心健康，精力充沛地工作。3.结束阶段随行秘书应做好参观活动的善后工作。这个阶段主要包括：(1)安排回程。联系安排返程交通，订好车、船、机票，途中安排食宿，保证领导安全。(2)整理调查资料。回到企业后，要对参观中发现的问题进行整理，提出改进工作和解决问题的建议。(3)抓紧落实相关事宜。来访时，领导答应做事情，回到企业后，秘书要及时通知和督促有关部门做好落实工作，做到言而有信，确保一切到位，有个答案。(4)差旅费报销