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基于信息化手段的医院科研管理流程再造设计 摘要：通过线段式审批流程管理理念的设计，借助信息化手段，有效解决科研人员办理相关审批事项的痛点难点问题。通过科研管理部门对审批系统进行整体方案的策划和流程再造设计，提出线段式审批流程的管理理念并组织系统开发；通过组建和训练非正式组织管理团队使系统能够有效运转；通过审批双方互动平台来解决问题，最终达到系统高效运转和有效使用的目的。线段式审批系统模块上线后达到了预期效果，为医院科研管理信息化提供管理思路和实现模式。 医院科研管理工作的主要目的是为广大临床和科研一线人员提供有效服务。随着医院临床与科研的蓬勃发展，高效快速的科研管理才能为医院科研工作的发展提供有力支持。长期以来，由于科研管理信息化建设的迟滞，科研管理人员办理相关科研审批事项的工作效率很难满足当前科技背景下开展科研工作的需要，科研业务审批流程已经逐渐成为广大科研人员的痛点和难点问题1 方法与步骤1.1 需求调研通过申请方(科研人员)和审批方(各职能处室)的需求调研了解当前审批流程中存在的主要问题，并针对性地提出流程再造设计方案。1.2 主要问题挖掘通过调研，发现困扰科研人员的主要问题可归纳为大额经费审批瓶颈、重复填报、重复审批、重复跑路。原流程中，科研人员在向相关职能处室申请各类物品采购前，必须首先填写大额科研经费申请单，如果审批出现迟滞，则后续申请流程就不能进行，因此就出现了大额科研经费审批瓶颈问题。此外，整个流程中，经办人需要分别填写药剂科的试剂采购申请单、科研处大额经费申请单、院办加盖公章的申请单、财务处的经费预算表……经办人需要重复填单和重复跑路取送各类审批单据；同时，同一件事情科研处长和主管院长需要在不同申请单上重复审批。因此，线下审批流程存在的问题已成为广大科研人员“办事难、办事慢”的痛点难点问题，亟待解决。1.3 流程再造设计针对存在的现实问题对现有审批流程进行流程再造，提出线段式审批流程的思路(图1)。“线段式审批流”是指在审批方设立3个必要审核节点，即形式审核、过程审核、终点审批。在每个审核节点配置终端机，审核人员通过终端机来完成各类科研相关事项的审核，不用再提交纸质申请单。形式审核员由相关职能处室的工作人员组成，过程审核员由各职能处室负责人组成，终点审批员由主管院长或经授权的主管人员组成。在同一审核节点上的审核人员具有相等的权限，可以在同一时间点同时进行审核工作。所有审核流程均为双向，即可以审过也可以退回。“线段式审批流”的设计只需填写一张“主管部门申请单”即可，如试剂采购申请，相关职能处室均可在同一张“试剂采购申请单”上审核/审批，不再需要填写各自部门的审批申请单。这样设计的目的是推倒各职能处室间的管理围墙，使申请方只填一单，审批方只审一次，可大大缩短审核与审批周期。另外，流程的设计为“并联式”，在同一审核节点上的审核人员具有相同的审核权限，可以在同一时间点上审核，不分先后，系统以最后一人的审核时间来计算审核时长。如果审核人员同时在线，审核过程可以瞬间完成。在“并联式”设计下的审核时长与相同角色人员的数量多少关系不大，不会因为某一个审核人的审核迟滞影响其他人员审核。因此，同样的办公系统，由于采用不同设计理念，审批效率会相差很大。1.4 建立非正式组织管理团队并开展相关培训由于同一个申报事项需要多部门同时审核，因此需要部门之间团结协作。由于形式审核员、过程审核员、终点审批员分布在不同科室，通过审批流程将其组合起来，为了一个共同目标由责任主体部门实施横向管理，形成非正式组织管理团队。该管理团队职能范围覆盖科研人员的全部审批业务，必须流畅贯通并形成完整闭环，哪个环节不畅都会形成瓶颈造成整个审批事项的积压，因此需要将各部门相同审核节点的人员组织起来进行培训。团队之间的流畅配合在整个管理流程中发挥着重要作用，是“线段式审批流”高效运行的重要保障。1.5 搭建审批双方互动平台为了使优化后的审批流程更好地满足广大科研人员的需求，医院搭建了审批双方互动平台。主要通过建立微信群的方式，让科研处管理人员、程序员、各职能处室形式审核员、过程审核员、终点审批员、流程终点审核员以及申请方的课题组经办人、课题负责人、科室主任等所有与审批流程相关的人员都参与其中。审批流程从发起到结束全过程中发现的任何问题均可在群中讨论，及时沟通，进而高效解决问题。1.6 技术路线与开发模式“线段式审批流”包含3部分内容，即流程再造、组建非正式组织管理团队、审批双方互动平台。流程再造解决的是程序开发的思路和运行模式问题；组建非正式组织管理团队解决的是系统有效运转的问题；建立审批双方互动平台解决的是在系统开发过程中针对新问题、新需求的沟通问题。3部分内容相辅相成，缺一不可(图2)。在对整体方案进