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采购管理制度 PAGE2 / NUMPAGES4 采购管理制度 1．采购原则 （1）保证公司正常业务运营需求，有效控制成本，提高工作效率，同时避免造成在执行财务规定上的混乱和冲突。 （2）建立规范的物品申购流程，做到从实际需求出发，充分合理运用公司的资源。 2．采购流程 2.1．申请 2.1.1．办公用品 公司预算内采购，每季度最后一个月的25-30日由前台对办公用品/文具申请进行汇总，填写《办公用品采购计划》。要求必须清楚的列出申请理由和物品清单，并获得经理的批准签字。 2.1.2．特殊物品及固定资产 非公司预算内采购，根据公司的情况需要而定的采买。但凡公司标签单价100元以上的采购应列为固定资产采购。采购人员应根据采购需求选择性价比最好的供应商并向经理提交《特殊物品及固定资产采购申请》,按审批权限获得审批后开始采购。请参见下方关于审批权限的规定。 *单品价值在三千元以下的《特殊物品及固定资产采购申请》由经理审批，超过三千元的《特殊物品及固定资产采购申请》由公司最高负责人审批 2.2．供应商的选择 2.2.1．办公用品 办公用品的采购应确定定点单位作为供应商，获得送货上门和长期优惠的服务。 2.2.2．特殊物品及固定资产 （1）对公司定购的物品至少应与三个以上的供货商联系，请供货商提供报价。收到报价后，采购人员须对每一个供货商的报价进行比较和评估，具体评估内容包括： 供货商的信用和信誉 商品或服务内容 价格和降价余地 质量、技术参数和规格 交货期和交货计划 付款时间和计划 质量保证 售后服务 技术培训等 （2）经过对供货商报价的比较和评估，然后将评估报送公司最高负责人审批。 （3）评估报告批准后，即可开始与供货商谈判有关合同或购货单的条件和条款，并根据重大开支的具体项目准备合同或购货单。合同或购货单包括以下项目： 公司名称和地址 供货商的法定名称和地址 合同或购货单的日期 合同或购货单编号 发运或交货期 价格条款 交货地点 付款条件 付款计划 所需文件 数量 单价和币种 计量单位 货品或服务的名称和内容 规格、型号、类型、技术参数、备品备件、服务范围等 包装 安装调试和验收 价格类型 质量保证和索赔 仲裁 合同或订货单条款的修订和更改 需要特别通知的事项：如货物出运前要通知运输计划等 2.3．特殊物品及固定资产采购流程 （1）采购人员根据物品申购明细，在寻找3家以上的供应商并要求对方提供公司介绍、营业执照、银行账号、产品功能、价格等相关资料后，就可以进入实际采购阶段。申请人员如果对产品熟悉或已有固定的供应商，应提供相关的供应商资料。 （2）办公用品的采购确定定点单位作为供应商，实行送货上门和长期优惠的服务。 （3）收到供应商提供的商品报价后，采购人员进行价格、质量、以及提供的配套售后服务等综合考虑因素方面的比较，然后做出决定，并报经理审批。 （4）对今后可能继续购置的物品的供应商，应根据其表现和服务质量，与其签订较长时期的双方协议，以保证货源的充足和价格的优惠。 （5）采购的产品涉及专业方面知识的，相关人员必须同时参与采购工作，并负责所采购的产品涉及到采购后的安装、调试、使用、培训、售后服务等的联系工作。 （6）对公司所购物品，所有员工必须在采购人员处填写《固定资产验收单》（请参见固定资产管理制度），对新购物品进行登记验收。如有产品购置协议，须提供协议复印件给采购人员存档。 2.4．合同的审批和签定 （1）涉及合同签署的文件应征询律师意见。 （2）合同签订后，根据合同的有关规定及执行情况，按审批权限逐级审核后，报公司最高负责人审批。 2.5．付款流程 公司采购付款有三种方式：公司预付款、公司后付款以及员工垫付。请参见PPT《采购及付款流程图》的相关内容。 2.6．采购后工作 2.6.1．发票 采购的物品必须具有全套合法的发票凭证。对此，行政人员必须配合出纳人员完成报销的工作。 2.6.2．文档 产品的说明书原则上由使用人留存，产品的保修卡等维修凭证则由行政人员留存，以便解决今后产品的保修和维修上等事宜。 2.6.3．售后保修和维修 所购产品如遇质量问题需维修的情况时，由行政人员和产品使用人共同联系维修事宜。涉及产品专业质量上的问题反映，相关人员必须配合，共同解决，不得推诿。 2.6.4．办公室设备和办公家具的购置及保养 （1）使用人购买办公室设备和办公家具时应向行政人员征询有关规格、标准、预算等方面的意见，由经理同意，报行政人员办理。 （2）行政人员应设有设备保养合约档案，员工在设备发生故障时应交由行政人员处理。行政人员负责办公家具的修理。 2.6.5．办公室设备和办公家具的迁移 （1）行政人员对办公室设备和办公家具统一编号，实行公司统一调配，使用人负责的管理办法。 （2）行政人员负责办公室之间以及员工之间设备和家具的迁