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安防工程档案管理制度 安全防范工程档案管理制度 由于工程部承担设计、施工、维护等各个阶段的工作 ,这些工作就是由不同 的小组与人员来完成的 ,文档资料的建立与移交 ,成为了一个关键的环节。为提高 工作效率、规范施工、方便维护 ,更好的提高工程部的整体运转效率 ,制定本章施 工档案管理办法。 一、 归档内容 : 1、勘察报告 :根据甲方提出的需求 , 到现场进行实际的勘察 ,根据不同的项目 ,编写 成《勘察报告》 。报告中包括以下内容 : 1)需求分析后 ,现场涉及的路由情况、布线选择、传输方式、供电方式等 ; 2)设备安装位置、安装方式 ; 3)现场尺寸与距离 ; 4) 现场平面图 ; 5)受现场条件影响 , 需要配置或变更的设备、材料、箱体等 ; 6)设计方案调整 ; 7)现场主要位置与区域照片 ; 2、 设计方案 :根据甲方的需求 , 结合现场勘察 ,丰富完整 ,调整后的设计方案。 方案 中包括功能实现方式、主要设备介绍、系统组成与结构、重点部分的介绍、走线 与路由选择等 ,一般方案涉及的部分 , 也必须包括 ; 3 、合同 ; 4 、设备清单 :此清单为合同签订时的设备清单 ; 5 、施工方案 :包含施工计划、施工进度 (实际的 )、施工控制、供货、主要施工工 艺介绍等 ; 安防工程档案管理制度 6 、变更与增项 在施工过程中 , 与原合同约定有出入的部分 , 做变更 , 需要增加更 能与数量的 ,做增项 , 必须由甲方签字 ,必要的签订补充合同 ; 7 、设备到货开箱记录 , 设备检测记录 :按照施工方案中的供货计划 , 分批次供货 , 到货后由甲方共同在场 ,进行开箱验货 ,保存完整说明书、合格证、检测报告、设 备配件等 ,收货后做 24 小时设备开机检测 ,然后再进行安装。此过程中 ,形成两个 记录:设备到货开箱记录与设备检测记录 ; 8 、建设期间施工记录 :此记录为每日工程内容与施工情况记录 , 具体记录每天参 加施工的人员、人员分工、工序安排、每天施工内容、遇到的问题与解决过程 , 以及每天就是否按照施工方案中的施工进度进行 ,并说明进度推迟的理由 ; 9、试运行报告 :施工完成后 ,进行系统试运行 , 详细记录试运行期间的调试、 调整、 配置、问题解决过程 ,并形成试运行报告 ; 10、 完工报告 :总结一个工程项目 , 从立项到建设 , 到试运行 , 到验收完成的总体情 况 ,最后写明项目就是否遵守合同约定 , 就是否达到设计要求 , 并附验收完成后甲 方签字的单据 ; 11、 项目结算书 :项目完成后 , 分项:主要设备、辅料、人工、车辆等等 ,核算项目 的具体费用 ; 12、 现场完工照片 :完工后的照片 , 包括主要设备的安装完成照片、操作台、电 视墙、机柜、立杆等的全景照片 ,部分核心位置的特写照片。使用数码相机拍摄 , 要求角度合适、清晰度高 ; 13、 图纸:包括系统图、接线图、布线图、 IP 分配表、备用线缆数量与预留位 置、效果图等 二、 归档形式 : 安防工程档案管理制度 1 、所有要求的归档内容 ,必须提供电子版 , 并打包成册 , 能够分级打开 ; 2 、建设项目归档时 , 建立文件夹 ,命名为 :“XXX 公司/ 单位建设项目” ,打开这个 文件夹后 ,下面的文件夹分别为以上要求的 13 部分内容 ,在每一个文件夹打开后 , 就是对应的内容。 3 、现场一手的原始资料 , 尤其就是有甲方签字的建设文档 ,必须提供纸质文件 , 照 片与图纸可以不必打印出来 ,其余部分 ,必须提供纸质文档 ; 4 、办事处会建立专门的档案柜 ,使用文件夹将纸质文档存档 ,供查询与维护使用 ; 5 、电子版文档会保存在专用的硬盘上 , 共享使用 ,所有员工都可以通过内网进行 访问; 三、 资料移交与保管 : 1 、施工文档与资料完成后 ,我们公司提供维保的系统 ,必须另准备一份完整的资 料 ,转交到对应的维保小组。 维保小组的组长 , 按照以上要求进行查收 ,不合格、 不 完整的退回重做 ; 2 、完成后的资料 , 必须在验收完成后一周之内提交到部门 , 一周之内转交到维保 部门(如需要 ); 3、归档成册的文档资料 ,不允许随便查阅 , 实行图书馆的管理办