《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第二章)(编辑定稿).docxVIP

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第二章)(编辑定稿) 其次章文档管理思索题及参考答案1.简述收文和发文的办理程序。答：如下列图，左为发文办理程序，右为收文办理程序。2.哪些文书需要立卷并归档？答：一个单位公务活动中形成的以下文件材料应当归档：(1)反映本单位主要职能活动和根本历史相貌的，对本单位工作、国家建立和历史讨论具有利用价值的文件材料。(2)单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。(3)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料。(4)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。3.机关档案工作的根本任务有哪些？答：依据《机关档案工作条例》的规定,机关档案部门的根本任务是：(1)对本机关文书部门或业务部门的文书归档工作进展指导和监视。(2)负责管理本机关的全部档案,主动供应利用,为机关各项工作效劳,并为党和国家积累档案史料。(3)依据本地区、本系统、本单位的管理体制,制定相应的档案工作制度、条例,并负责对所属地区或下级单位的档案工作进展指导、监视和检查。机关档案部门必需贯彻执行保卫、保密制度,确保档案和档案机密的平安。4.怎样进展归档文件整理?答：归档文件的整理主要包括：装订、分类、排列、编号、编目、装盒及编制归档文件说明等一系列工作。归档文件以“件〞装订，固定页次。装订时，“件〞内文件的挨次：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.电子文档的保管有什么要求?答：对电子文档的保管，档案管理部门应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案特点等综合条件。〔1〕对电子档案物质载体的保管，保管环境要求较高，除应符合纸质档案的要求外，还应符合以下条件：一是归档载体应进展防写处理，避开擦、划、触摸记录涂层。二是单片载体应装盒，竖立存放，且避开挤压。三是存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。四是环境温度选定范围为17℃度至20℃；相对湿度选定范围为35%至45%。〔2〕对电子档案内容的有效性保管对保存的电子档案载体，必需进展定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的牢靠性。主要做到以下几点：一是归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新状况进展一次检查登记。二是对磁性载体每满2年、光盘每满4年进展一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发觉问题应准时实行复原措施。2三是对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保存时间不少于4年。四是要求档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见《电子文件归档与管理标准》附录A的表A﹒6)。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。案例分析及参考答案结合案例谈谈档案的作用和档案工作的意义。利用档案挽回700万元房产损失原长江航政局与武汉市其次医院于1974年达成房屋互换协议,根据协议精神,位于汉口鄱阳街7号建筑面积为2025平方米的房屋产权归武汉航政局(现武汉海事局)全部。时过30多年的今日,武汉市其次医院和武汉市直属房地局对鄱阳街7号的产权归宿提出疑义。由于时间已久,武汉海事局有关此事的大局部资料已经遗失,造成该单位在房产纠纷中完全处于被动场面。关键时刻,长江海事局和武汉海事局托付的律师想到了请长航局档案中心关心查找有关资料。档案中心在毫无线索的状况下,查到了当年双方达成的协议书和交通部的基建方案两份关键性历史资料,迫使武汉市其次医院不得不承受会谈。去年底,三方最终达成全都,汉口鄱阳街7号的产权无偿归武汉海事局全部,从而挽回了价值700万元房产的损失。从这件事,我们看到了档案利用的宏大价值。答：具有查考用法价值是档案的三个构成要素之一，其作用详细表如今：(1)凭证作用——档案是社会组织历史活动的真实记录。是令人信服的历史证据,具有法律效用,可以为日后的工作供应牢靠证据。(2)参考作用——档案能系统地反映问题的正反面状况。所以档案对以后的3工作具有重要参考价值。以上案例中主要起到了凭证作用，为挽回损失供应了牢靠法律证据。机关档案工作的意义就在于为组织留下牢靠、完好的历史记录，以备将来查证和参考。4