物业档案管理概述.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 物业档案管理概述 一、物业档案的概念  (一)档案的前身  档案来源于文件,文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。  “文件”广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料,是人类记录、传递和贮存信息的一种工具。一份文件产生后有一段时间的现行效用,这时被称为“现行文件”。这一段时间过后,其现行效用消逝,但仍有查考价值,便称为“历史文件”,经过系统化、有序化的整理,组成案卷连续保存。在许多场合,“历史文件”被认为是“档案”的同义词。 在国外档案学界,多用“……的文件”或“……的文献”等以“文件”为上位概念的提法来定义档案。国际档案理事会主持编纂的《档案术语辞典》(1984)将档案描述为“由那些形成他们的人或由他们的职能继任者为了自己利用的目的或因为他们的档案价值,经过选择或未经选择的、由某个适当的档案馆永久保存的非现行文件”。而对“文件”则解释为“由一个团体、机构、组织或个人在履行其法律义务时或在各种详细事务活动中形成或收到和保管的记录信息,不管其形式和载体如何。”  在我国档案界,以“文件”为属概念也是档案定义的一种主要模式。何鲁成所着的《档案管理与整理》(1937)是我国档案学形成时间内容比较系统的一本书,其中指出:“文件未必一一归档保存,唯须长期保存而留待参考者方可作为档案,其中包括机关内所收入及发出之公布的意思表示之文件及附件。”  (二)档案的定义 “档案”一词在我国始见于明代,但最经常被引用的出处是清康熙十九年(1680年)的《起居注》。该年十月,在批阅秋审众犯册时,“上问:‘马哈喇之父与叔皆没于阵,本身亦有功牌,其罪如何?’大学士明珠奏曰:‘马哈喇之父、叔阵没,皆系松山等处事,部中无档案,故控告时部议不准。’”  我国对档案学的研究从本世纪二三十年月开头。至今,全国档案界对档案一词的定义多有论及,提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道:“档案者乃已办理完毕归档后汇合编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道:“档案是本机关在工作和生产中形成的,具有一定保存价值的,并且经过立卷归档,作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料(包括技术、影片、照片、录音带等等)。”1985年国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案着录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围:  档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录(《中华人民共和国档案法》第二条)。 (三)物业文件与物业档案  物业管理工作形成的文件主要有两大部分,即物业管理公司日常运作形成的平凡管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后,就过渡为物业档案。  物业管理公司日常运作形成的平凡管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料;形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主(住用人)资料;常规物业管理过程中形成的物业修理文件、物业租赁文件和管理服务文件;物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等。 但是,物业管理工作中可能出现的文件并不都是物业档案,对照档案法对档案的规定,物业档案可以定义为:国家机构、社会组织和个人从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。  (四)物业档案概念的构成要素  与广义的档案一样,物业档案的定义也有四个构成要素: 1.档案的形成者  即国家机构、社会组织以及个人。对于物业档案来说,其形成者主要是指物业管理公司、物业管理人员及物业的使用者。此外,物业档案中也有部分文件的形成者是物业的开发商(项目的报批文件)、设计者(工程设计图纸)、承建商(物业的建筑文件)以及政府有关部门如计委(资金来源文件)、国土局和房管局(房产证明文件)、城市规划局(报建文件)等。  2.档案的内容  即档案所记载的学问信息,就是人们在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中获得的信息。对于物业档案来说,就是指物业管理各项工作中的学问信息,如物业租赁、小区规划、园林绿化、房屋修理、住户状况、资金使用、经营服务等 信息。