公司企业制度文件-印章管理规定.docxVIP

第 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 20 页 制度所属单位 XX集团 制度编码：XX/行政.002 制度页数：共 20 页 制度名称 印章管理规定 修 订?： 审 核 ： 制度所属部门 集团办公室 发布日期：20XX年12月1日 生效日期：20XX年12月1日 修订日期：20XX年4月22日 1. 目的 为保证集团经营活动正常进行，加强印章管理，防范印章使用风险，依据国家相关法律法规，制定本规定。 2. 适用范围 本规定适用于集团总部、各二级集团、公司。 3. 职责 3.1集团办公室，各二级集团、公司办公室为印章管理部门，负责落实、监督、执行本制度的相关规定。 3.2集团、二级集团、公司总裁（总经理）为相关印章管理的第一责任人。 3.3印章监管人员（以下简称监印人）为相关印章管理直接责任人，监印人的直接上级对印章的管理负连带责任。 3.4财务负责人和办公室负责人对相关印章负监管责任。 4. 印章的种类及使用范围 4.1 行政公章：主要适用于各类函件、法定代表人授权委托书、协议书、合同（不含公司销售合同、采购合同）、对外报表、法律文书及其他需行政印章的文件。重申：不得用于任何形式的担保。 4.2 业务专用章（合同章、财务章、人力资源章等）：主要适用于销售、采购、人事管理、财务管理、驻外机构业务管理等特定业务。可以使用业务专用章的，不得以行政章代替。 4.3部门印章（办公室章、工会章等）：原则上禁止部门刻制印章，特殊情况按照OA印章刻制申请流程报集团总部审批，并在集团办公室备案后，申报部门方可执行印章刻制。 4.4 项目章（项目专用章、项目办公室章等）：主要适用于工程项目。各单位项目章的使用要完善OA审批流程，严格审查用印文件内容，用印文件须在本单位办公室进行备案。 4.5 公司特定人员签字章、名章：适用于各类重要文件、申报材料、票据等。 4.6 其他印章：包括党委印章、工会印章等，适用于党委、工会及其相关业务。 5. 印章的保管 5.1 保管责任 5.1.1 印章保管应遵循使用与监管分离，确保安全的原则。 5.1.2 行政公章由本单位办公室保管。一般不允许外出使用，特殊情况需外出用印，监印人应外出监督用印并做好记录。 5.1.3 合同章原则上应由办公室或负责法律事务的部门保管，特殊情况下应由总经理核准保管部门。 5.1.4 部门印章原则上由本部门保管，用印流程须增设OA用印申请，流程最后应在本单位办公室进行备案，同时保管部门要做好用印的台账登记。特殊情况可交由办公室统一保管。 5.1.5 财务专用章、法定代表人名章、发票专用章由财务部门负责保管，人力资源专用章由人力资源中心负责管理，项目用章由本单位办公室保管。 5.1.6由部门保管的印章须建立用印登记，按制度执行审批，并接受本单位办公室的监管；各二级集团、公司办公室应将本单位印章保管情况登记备案,每半年进行一次自查，并将自查结果报集团办公室备案。 5.2 监印人 5.2.1 监印人由办公室报请本单位第一负责人核准。 5.2.2 监印人应按季度将《印章使用登记表》归档，档案室永久保存。 5.2.3 监印人工作变动时，必须做好下列工作： 5.2.3.1 将经办工作情况及注意事项全面向接替人员交待清楚； 5.2.3.2 所有资料(包括本单位印章实物及台账、印章使用登记簿、用印权签人登记表、各单位印章监管网络图等)应一一列出清单移交。 5.3 权签人 5.3.1 集团行政章（公章）的权签人为集团第一负责人，对印鉴承担第一责任。集团第一负责人可以在制度允许的范围内，将行政章的签批授权给相关人员。 5.3.2 集团合同章专用章无特定权签人，凭合同评审表用印。 5.3.3 法人名章的权签人为法定代表人本人，法人可将签批权限授予集团第一负责人或其他指定人员，每次授权期限最长不超过半年。 5.3.4 财务专用章、发票专用章权签人为财务部门第一负责人。 5.3.5 部门印章权签人为相应部门第一负责人。 5.4 非正常经营公司印章，可根据实际情况统一收归上级单位或集团办公室暂时代为保管。 6. 印章的使用 6.1 用印的批准权限 6.1.1 下列文件，需由各职能部门第一负责人、各公司总经理审核后报上级领导审批，并经董事长（总裁）或其授权人核准方可用印。 6.1.1.1 法定代表人授权委托书（或相类似文件） 6.1.1.2 担保文件（含附担保条款的合同、协议） 6.1.1.3 抵押、质押文件 6.1.1.4 公司及分支机构的登记、注册、变更、注销文件 6.1.1.5 重要产权变更、机构变更文件 6.1.1.6 承诺函、律师函、对外法律意见书 6.1.1.7 根据集团要求需审核的文件 6.1.2 各公司项目合作协议、聘用法律顾问协议及其他具有法律效力的协议、合同、章