物业资料业主档案管理方案.pdfVIP

物业资料业主档案管理方案 物业资料与业主档案管理方案 为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常 规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特 制订本管理方案。 一、资料或档案的收集与保存 首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集 到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程 建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调 配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备 运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其 全面收集起来并妥善保管。 二、资料或档案的整理与分类 所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除 作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到 整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管 理内容可以分类为以下几类。 1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、 用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安 置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报 告、图纸会审报告等。 2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详 细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构