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? 劝说模式的选择 （1）适合于直接请求模式的情形 对方会按你的要求去做，不会有任何抵触。 你只需要那些愿意接受请求的人作出回应。 对方很忙，可能不会读完收到的所有信件。 公司的文化倾向于使用直接请求的模式。 （2）适合于间接请求，或问题解决模式的情形 对方可能会拒绝按你的要求去做。 你需要每个人都做出回应。 你相信对方会读完这封信。 你觉得在做决定时，逻辑比感情更重要。 第六十二页，共一百零二页。 ? 2．劝说性信函的组织 （1）直接请求的劝说性信函组织 1）直接提出你的请求。 2）向对方提供实施你请求的建议所需要的所有信息。 3）要求他们做出你所希望的行动。 信函组织模式为：提出请求——说明细节——请求行动。 第六十三页，共一百零二页。 ? （2）问题解决式劝说信函的组织 组织顺序： 1）说明双方共同面临的问题，来抓住对方的兴趣。 2）详细说明共同面临问题的细节。 3）阐述问题的解决办法。 4）说明你的办法的积极因素超过负面因素。 5）归纳你的解决办法的其他益处。 6）提出你想要对方采取的行动。 信函组织模式为：提出共有问题——细节——解决办法——利弊——对方利益——要求行动。 第六十四页，共一百零二页。 ? 3．劝说性信函的主题设计 直接请求式信函，可把请求本身作为主题。例如： 主题：请求更新杀毒软件的版本。 问题解答式信函，为避免遭到对方拒绝，主题栏中的主题应当是引导性的，使自己的观点逐步明朗化。例如，可以是： 主题：关于……的建议 主题：…..的理由 4．常用的劝说性信函类型 订单、催款信、工作业绩评估和推荐信等类型。 第六十五页，共一百零二页。 ? 7.3 报告的类型、要求和组织 7.3.1 报告的类型和要求 1．报告及其类型 仅仅提供信息的信息报告。 不仅提供信息，还给出了分析说明的分析性报告。 推荐了相应的解决办法或措施的建议性报告。 2．报告的基本要求 内容围绕一个主题、内容完整并且准确。 论述符合逻辑程序，有层次。 表述方式合理清晰，写作风格简单和精炼。 应该对所有读者都易于理解。 第六十六页，共一百零二页。 ? 7.3.2 报告的基本结构 1．内容简介 （1）说明报告主题； （2）报告目的，及必要的背景信息； （3）简述获取信息所使用方法； （4）简单说明事实、结论和建议； （5）说明安排正文结构计划。 2．正文部分 正文部分是报告的主体。首先要列出与报告主题有关的所有事实明以及详细解释、调研的整个程序、得到的结果等。 其次，对这些事实进行分析，以引导读者合乎逻辑地去得出报告最后部分中的结论和建议。 3．结尾部分 简要、清楚和总结性地提出结论和建议。 第六十七页，共一百零二页。 ? 7.3.3 报告的格式和布局 1．信函或便笺式 这种格式的报告不一定要设立小标题，但仍然具有上面所述报告的三个基本部分。 2．纲要式 把报告的三个基本部分内容进一步细分为更多不同的部分，但基本结构仍然不变，先是简介部分，接着是正文，最后是结尾部分。 整个报告以及每一部分都使用一个标题。 3．混合式 整体上是一封信，在正文部分可能会有一些简单的标题。 第六十八页，共一百零二页。 ? 4．报告标题设计 （1）标题体系应当反映报告的内在条理性。 （2）避免使用激怒性的标题。 （3）标题应富于启发性，且让人容易理解。 （4）标题应由单词或短语所构成，尽量避免使用句子。 （5）标题应该准确，但又要简洁。 标题体系应保持一致性。 第六十九页，共一百零二页。 ? 常用标题编号方式： 体系1：一，二，三；1，2，3；（1），（2），（3）；1），2），3）；等等。 体系2：A，B，C；1，2，3；(a)，(b)，(c)；等等。 体系3：1，2，3；(a)，(b)，(c)；(i)，(ii)，(iii)；·；等等。 “数字”编号体系：1，1.1，1.2，2，2.1，2.1.1，2.1.2，3，3.1，3.1.1，3.2 ；等等。 第七十页，共一百零二页。 ? 7.3.4 长篇正式报告格式 1．长篇正式报告的典型格式 （1）开头部分 扉页、授权说明、目录、附表目录与附图目录（如需要）、前言或引言、致谢、摘要 （2）报告正文 开篇介绍 问题背景或历史 分析与讨论 结论与建议 （3）附件部分 参考文献、附录、索引 第七十一页，共一百零二页。 ? 2．扉页 扉页应当说明以下几个问题： 关于什么内容的？（报告的主题） 谁写的？（撰写者是谁） 为谁写的？（要求提交报告的人或团体是谁） 从哪儿来？（报告撰写者所代表机构及通信地址） 什么时间？（报告完成的日期） 扉页中的标题是最重要的部分。 3．参考文献 如果在报告中引用了别人的的著作和观点，就应该在报告中予以声明，列入报告后面的参考文献中。 第七十二页，共一百零二页。