如何做好应归档文件材料的收集归档工作.pptVIP

三、保管期限的 划分 第十八页，共四十六页。 1、档案鉴定工作 （1）确定是否归档—资格审定 （2）区分不同价值—划分保管期限 （3）期满档案鉴定 （4）划控鉴定 第十九页，共四十六页。 2、保管期限的划分 （1）划分原则 ① “以我为主”原则 “我”：本机关职能活动 本系统 密切相关的机关 ② “公民权益从宽”原则 本机关个人利益 外机关个人利益 第二十页，共四十六页。 （2）划分依据 ①国家档案局颁布８号令 ② 结合本单位、本部门工作实际 第二十一页，共四十六页。 （3）划分保管期限应注意的问题： ①注意文件之间的联系； ②考察文件的实际内容； ③研究文件的各种作用； ④考虑文件的长久需要。 第二十二页，共四十六页。 （4）操作层次着重区分的问题 ①区分“主办的”与“协办的” ②区分“针对的”与“普发的” ③区分“政策性的”与“事务性的” ④区分“凭证性的”与“参考性的” ⑤区分“结论性的”与“过程性的” ⑥区分“有处理结果的”与“无处理结果的” ⑦区分“全局的”与“局部的” ⑧区分“时间长的”与“时间短的” 第二十三页，共四十六页。 （5）永久保管的文书档案范围 ①本单位机构演变、人事任免、年度计划总结、会议记录、年报表、年度考核、职工名册、大事记等材料； ②本单位重要会议、重大活动等形成的主要文件材料； ③学校教育教学活动中形成的重要业务文件材料； ④本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； ⑤上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⑥其它有关县级以上表彰、工调、人事组织关系、警告以上处分材料等。 第二十四页，共四十六页。 （6）定期保管的文书档案范围 保管期限30年文书档案 单位人事工作制度、财务预算报告、大会交流材料 、专题报告、调研报告；领导视察汇报材料、重要的接待计划；试卷分析、物资（办公用品）采购计划 、招投标、机动车保险、转让等材料；出国审批材料；警告处分材料等； 第二十五页，共四十六页。 以下哪些文件应该归档？（归档、不归档、待鉴定） ⑴内部文件 ⑵会议文件 ⑶请示 ⑷电话记录 ⑸会议记录 ⑹合同协议⑺一般文件的修改稿 ⑻重份文件 ⑼人事任免材料 ⑽年度计划 ⑾年度总结 ⑿校对稿 ⒀本单位编印的出版物原稿（附印本） ⒁上级机关的简报 第二十六页，共四十六页。 四、文件材料的整理 第二十七页，共四十六页。 1、整理原则 遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系； 正确区别文件的不同价值（保证档案质量的重要因素）； 便于保管和利用（文件整理工作的基本出发点和最终目的） 第二十八页，共四十六页。 2、件的确定 归档文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，但有些文件不是单份，不能被分散： 几种“件”的情况 ①文件的正本与定稿为一件 ②正文与附件为一件 ③收文与文件阅办单为一件 ④原件与复制件为一件 第二十九页，共四十六页。  ⑤转发文与被转发文为一件 ⑥来文与复文为一件 ⑦报表、名册、图册按其原来的装订方式，各为一件 ⑧活页纸会议记录 一次会议为一件,订本式的会议记录可以为一件 ⑨整本的介绍信存根为一件 注意成套的会议材料不能成为一件 第三十页，共四十六页。 3、装订 装订的材料：不锈钢书钉 装订的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；文件阅办单在前，正文在后 第三十一页，共四十六页。 4、分类 （1）常用的分类方法 ①年度——机构——保管期限分类法 （适用于机构比较稳定的单位） ②年度——问题——保管期限分类法 ③年度——保管期限分类法 例如: 2011年永久、 30年、10年 ④保管期限——年度——机构分类法 ⑤保管期限——年度——问题分类法 第三十二页，共四十六页。 (2)、分类方案的编制 格式内容: ①档案分类制订依据 ②档案分类制订原则 ③档案分类方法(含分类类目) 第三十三页，共四十六页。 如何做好应归档文件材料的收集归档工作 泰州市档案局 第一页，共四十